APPEL D’OFFRES -AFJE Retour vers les opportunités

APPEL D’OFFRES 

Services d’Organisation et de Logistique pour le Forum Régional de  l’Entrepreneuriat “Youth Leadership Alliance” 

1. Contexte de l’Appel d’Offres 

L’Association Femmes, Jeunes et Enfants (AFJE), dans le cadre de son projet “Renforcement  de l’Avenir des Jeunes par l’Optimisme et l’Innovation pour la Cohésion Sociale (RAYON  Jeunesse)”, soutenu par le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD  Tunisie), organise le Forum Régional de l’Entrepreneuriat “Youth Leadership Alliance”. Cet  événement majeur, prévu le 29 Août 2025 à Tabarka, vise à stimuler l’entrepreneuriat des jeunes  et à renforcer la cohésion sociale dans la région. 

Pour assurer le succès et le professionnalisme de ce forum d’envergure, l’AFJE lance un appel  d’offres aux sociétés spécialisées dans l’organisation d’événements. Nous recherchons un  partenaire capable de prendre en charge l’ensemble des aspects logistiques, techniques et  décoratifs pour créer un environnement dynamique, fonctionnel et inspirant, reflétant l’ambition  du forum. 

2. Objectif de l’Appel d’Offres 

L’objectif de cet appel d’offres est de sélectionner une agence événementielle qualifiée et  expérimentée pour la prise en charge complète de l’organisation matérielle et logistique du  Forum “Youth Leadership Alliance”, de la conception à la réalisation, en passant par le  démontage. La solution proposée devra être innovante, professionnelle et adaptée aux besoins  spécifiques d’un forum axé sur l’entrepreneuriat et l’innovation. 

3. Étendue des Services Demandés 

La société retenue sera responsable de la mise en place et de la gestion de l’ensemble des  équipements et services décrits ci-dessous, pour un forum accueillant un nombre estimé de 200  à 300 participants et une dizaine de structures exposantes : 

3.1. Aménagement Général et Signalétique 

Scénographie globale : Conception et mise en œuvre d’une atmosphère générale cohérente et  inspirante, en accord avec l’identité visuelle du forum (couleurs, logos fournis par l’AFJE).

Signalétique directionnelle : Panneaux clairs et visibles pour orienter les participants vers les  différentes zones (accueil, conférences, ateliers, stands, services, toilettes, sorties de secours). 

Affichage des programmes : Grands panneaux d’affichage des programmes journaliers et des  plans du forum. 

3.2. Espace Conférence / Plénière (pour environ 150-200 personnes) 

Estrade/Podium : Conception et installation d’une estrade adaptée avec pupitre. 

Sonorisation professionnelle : Système de sonorisation de haute qualité, micros HF (main et  cravate) pour les intervenants et le public, table de mixage, régie technique. 

Diffusion vidéo : Grand écran de projection (LED ou vidéoprojecteur haute définition avec  grand écran) adapté à la taille de la salle, avec PC portable dédié et support technique. 

Éclairage : Éclairage scénique adapté pour la scène et éclairage général de la salle. 

Mobilier : Chaises confortables avec housses si possible, tables pour les intervenants et les  modérateurs sur scène. 

Décoration de scène : Branding du forum (kakemonos, roll-ups avec logos AFJE/PNUD et  partenaires), plantes vertes, éléments décoratifs pertinents. 

3.3. Espace Stands “Village Entrepreneurial” (10 Stands Modulaires et Décoratifs) 

Conception et installation de 10 stands modulaires innovants : Il ne s’agit pas de simples tables  mais de structures semi-fermées ou délimitées de manière créative et professionnelle, offrant  un espace d’exposition et d’interaction pour chaque exposant. 

Chaque stand devra mesurer environ 2.5m x 2.5m. 

Les séparations entre les stands devront être esthétiques (par exemple, des cloisons légères et  décoratives, des systèmes modulaires design, des parois semi-transparentes ou des structures  en bois/métal avec des éléments graphiques). 

Chaque stand doit être équipé de : 

• Une table de présentation (type mange-debout ou bureau compact). 
• Deux chaises. 
• Accès à une prise électrique. 
• Éclairage individuel pour le stand.
• Un panneau d’identification de l’exposant (personnalisable avec le logo de la structure).
•  Possibilité d’accroche pour des affiches ou roll-ups. 
• Cheminement et allées : Aménagement d’allées larges et dégagées pour faciliter la  circulation des visiteurs. 
• Décoration générale de l’espace stands : Ambiance conviviale et professionnelle, avec  des éléments décoratifs, plantes, et signalétique générale. 

3.4. Espace Coaching / Consultation (2 Espaces Confidentiels) 

Aménagement : Création de petits espaces semi-privatifs et calmes pour les consultations  individuelles (par exemple, paravents esthétiques, cloisons légères, petits box). 

Mobilier : Une table et deux ou trois chaises par espace. 

Bonne insonorisation relative. 

4. Cahier des Charges Détaillé pour la Soumission 

La proposition des agences devra inclure, au minimum, les éléments suivants : 

Présentation de l’agence : Expérience dans l’organisation d’événements similaires, références  pertinentes (avec coordonnées pour vérification). 

Compréhension du besoin : Une note expliquant votre compréhension des attentes de l’AFJE  pour le Forum “Youth Leadership Alliance”. 

Proposition technique détaillée : 

• Description précise de la scénographie proposée pour chaque espace (plénière, stands,  ateliers, etc.). 
• Liste exhaustive de tous les équipements proposés (modèles si possible) et des services  associés. 
• Plan d’installation et de démontage, avec un calendrier prévisionnel. • Des images 

Proposition financière détaillée : 

Un devis global incluant l’ensemble des prestations demandées. 

Une ventilation des coûts par poste (aménagement, équipement, transport, etc.). Les modalités de paiement.

Délais : Calendrier détaillé de réalisation des différentes étapes (conception, installation,  événement, démontage). 

5. Tableau Récapitulatif des Besoins 

Ce tableau est un résumé des principales attentes. Les agences sont invitées à proposer des  solutions créatives et des équipements innovants qui dépassent ces exigences minimales. 

6. Critères de Sélection 

Les propositions seront évaluées sur la base des critères suivants : 

Compréhension des besoins (20%) : Pertinence et clarté de la proposition par rapport aux  attentes de l’AFJE.

Qualité technique et esthétique (30%) : Qualité des équipements proposés, originalité et  professionnalisme de la scénographie et des aménagements (notamment pour les stands). 

Expérience et références de l’agence (20%) : Pertinence des projets similaires réalisés et  réputation de l’agence. 

Proposition financière (20%) : Compétitivité et transparence des coûts. 

Planification et gestion de projet (10%) : Réalisme du calendrier, qualité de l’équipe dédiée et  capacité d’adaptation.