Appel d’offre pour Service Hôtelier / Billetterie -INTERSOS Tunisie et Libye Retour vers les opportunités

INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

Dès lors qu’il présente sa soumission, le soumissionnaire accepte la totalité sans aucune restriction des  conditions générales et particulières qui régissent ce contrat par Lot comme étant l’unique base de cette  procédure d’appel d’offres, quelles que soient ses propres conditions de vente. 

Il est attendu des soumissionnaires qu’ils examinent attentivement et qu’ils observent l’ensemble des  instructions, formulaires, dispositions et spécifications visés dans le présent dossier d’appel d’offre et cela par  Lot.  

La présentation d’une soumission ne contenant pas l’intégralité des informations et des pièces  demandées dans les délais impartis entraînera son rejet.  

La procédure de participation se fera en deux étapes successives, les deux devant être présentées ensemble : 1. L’analyse de la candidature du fournisseur 

2. L’analyse de la proposition de la soumission de la part des candidats admissibles. 

Les réponses doivent être envoyées dans une enveloppe extérieure scellée par Lot ou pour les 2 Lots qui  contient deux autres enveloppes correspondant aux deux parties de la soumission :  

▪ À l’intérieur de l’enveloppe 1 : « Candidatures du fournisseur » – 2 exemplaires (1 original + 1 copie) ▪ À l’intérieur de l’enveloppe 2 : « Propositions de soumission du fournisseur » – 2 exemplaires (1  original + 1 copie) 

L’enveloppe extérieure doit porter la mention suivante : 

Les soumissionnaires peuvent envoyer leur soumission par voie électronique sur l’adresse suivante :  tenders.libya@intersos.org; logistics.libya@intersos.org , en mentionnant ce qui suit dans l’objet : «  INTERSOS – Dossier d´appel d´offre : 52/001/2023 » 

Langue : Toutes les pièces doivent être envoyées en Français. 

La candidature du fournisseur et la proposition de soumission doivent être envoyées en même temps avant la  date limite de réception des candidatures le 08 Décembre 2023 à Tunis à 16:00 heure de Tunis. 

INTERSOS – Organizzazione Umanitaria  

Tunis  

21 Rue Cheikh zarrouk La marsa Tunis 2078 

Tel: 53 334 559 / 53 53 30 67 

Il relève de la responsabilité du soumissionnaire de veiller à ce que sa soumission soit complète et réponde  aux exigences d’INTERSOS. Le non-respect de tous les aspects du dossier d’appel d’offres peut entraîner le  rejet de la soumission sans qu’aucun autre motif ne soit donné. Il est donc essentiel de veiller à ce que vous  lisiez attentivement ce document et à ce que vous répondiez à toutes les questions posées. 

3.1 Candidature du fournisseur 

La candidature doit être présentée dans une enveloppe intitulée : 

Qui contient :  

▪ Déclaration du soumissionnaire  

▪ Questionnaire Evaluation Des Fournisseurs 

Chaque page doit être paraphée et signée par une personne autorisée, habilitée à représenter l’entreprise.  

Critères de sélection pour la conformité administrative : 

Cette partie concerne les informations fournies dans le questionnaire du fournisseur. Chaque soumissionnaire  doit également inclure toute autre pièce qu’il juge utile pour nous aider à juger de son adéquation selon les  critères ci-dessous :  

➢ Les document soumissionnaires format INTERSOS suivant :

1. Les conditions générales d’achat, rempli, signé et tamponné (Obligatoire) 

➢ Les papiers administratifs de l’entreprise suivants (conformes et en cours de validité) :  a. Une copie de la carte d’identité du représentant légal de l’entreprise (Obligatoire) 

1. Patente/carte d’identification fiscale en cours de validité (Obligatoire) 
2. Document d’enregistrement de l’entreprise (licence, extrait du Registre du Commerce) (Obli gatoire pour les statuts entreprise) 
3. Extrait bancaire au nom de l’entreprise et sous le format de la banque (Obligatoire) 

➢ Le dossier de réponse à l’appel à cotation peut également comprendre des attestations de bonne  exécution de contrats similaires auprès d’ONG internationales, ou des preuves de contrats similaires  avec d’autres organisation (Recommandé) 

3.2 Proposition d’appel d’offres 

Les soumissionnaires sont invités à présenter leur meilleure soumission technique et économique en Français  en suivant à la lettre le format et les spécifications exigés par INTERSOS. Les soumissions ne respectant pas  ces formats et ces spécifications seront rejetées. 

La soumission doit être envoyée dans une enveloppe intitulée : 

Qui contient : 

▪ L’offre technique de la soumission avec précision et détail.  

▪ La proposition de prix (offre financière) comme par modèle contenant :  

• La Lettre de soumission document (attaché) signée faisant mention d’une proposition  financière, les modalités de paiement ainsi que la validité de l’offre (Annexe II) 
• Le bordereau des prix unitaires paraphé, cacheté et signé par le soumissionnaire 
• Les soumissionnaires devront spécifier dans leurs offres s’ils ont l’intention de procéder à une  quelconque sous-traitance en indiquant le nom et l’adresse du sous-traitant.  

La proposition de prix doit être paraphée et signée par une personne habilitée.  

3.2.1 Devise  

Tous les prix doivent être libellés en Dinars Tunisiens en TTC. Cette obligation a pour objet de permettre de  comparer les prix de manière équitable par suite de l’attribution du contrat. La devise de travail sera décidée  entre INTERSOS et la partie contractante. Lorsque des taux de change ont été utilisés pour qu’il convient  également de le préciser. 

3.2.2 Validité des soumissions 

Les soumissions doivent rester valables pendant une période de six (06) mois civils après la date limite pour  la réception des soumissions. 

3.2.3 Présentation de la soumission 

Les soumissionnaires peuvent présenter une soumission pour tout ou partie les services exigés en fonction  de leurs capacités à fournir.  

Les prix et les délais d’exécution visés dans la soumission doivent être fermes et valables pendant toute la  durée de l’accord à compter de la date de signature par les deux parties.  

La proposition de prix doit être soumise selon le modèle visé à l’ANNEXE III – modèle d’offre financière.  

3.2.4 Conformité 

L’attribution du marché se fera en stricte conformité avec les spécifications techniques visées à l’ANNEXE II – Spécifications techniques.  

L’attribution du contrat se fonde sur les critères énumérés dans Annexe V de la procédure d’appel d’offre. 

3.2.5 Offre technique 

Il s’agit d’une soumission technique qui décrit de quelle manière le soumissionnaire a l’intention d’accomplir  les tâches énoncées dans le contrat, tout en respectant l’ensemble des obligations imposées par les  spécifications, en tenant compte des principes et des valeurs d’INTERSOS.  

La soumission doit comporter : 

▪ Une offre technique consistant en une description détaillée des services offerts. 

3.2.6 Proposition de prix  

Cette liste fait partie intégrante du contrat issu du présent appel d’offres et servira d’instrument de  contrôle à notre équipe financière lors de la vérification des factures. Tout élément qui ne figure  pas dans cette liste ne sera ni facturé ni payé, par conséquent celle-ci doit être exhaustive. En  présentant ce barème des prix, les soumissionnaires acceptent de s’y conformer et d’observer les  conditions d’accompagnement dans l’exécution du contrat.  

▪ Les services complémentaires que le prestataire de services serait disposé à fournir à INTERSOS  à titre gratuit. 

4.1 Questions / Demande de clarifications  

Toutes demandes de clarifications peuvent être envoyées par e-mail à tenders.libya@intersos.org 

4.2 Réunion de clarification/visite du site 

Aucune réunion de visite du site prévue mais en cas de nécessité le comité peut décider à la majorité  d’effectuer une visite auprès des différents soumissionnaires. 

4.3 Modification ou retrait des soumissions 

Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs soumissions par une notification écrite avant la date  limite pour le dépôt des soumissions visée à l’Article 2 de ce document. Aucune soumission ne peut-être être  modifiée après cette date limite. Les retraits sont inconditionnels et mettent fin à toute participation à la  procédure d’appel d’offres. 

4.4 Coûts de préparation des soumissions 

Tous les coûts supportés par le soumissionnaire dans la préparation et l’envoi de la soumission ne sont pas  remboursables. Les soumissionnaires supporteront tous les coûts de la sorte. 

4.5 Retard de proposition 

Les soumissions doivent être reçues avant la date visée à l’Article 2 de cet document. Les soumissions reçues  après la date limite ne seront pas prises en compte, à moins que du seul avis d’INTERSOS il n’existe des  circonstances exceptionnelles ayant causé le retard en question.  

4.6 Conditions d’admission 

La participation au processus d’appel d’offres est ouverte sur un plan d’égalité à toutes les personnes  physiques et morales. 

4.7 Conformité  

INTERSOS se réserve le droit de rejeter toutes les soumissions non présentées sous le format spécifié et  toutes les soumissions dont les formulaires requis ne sont pas remplis. 

4.8 Droit de refuser toutes les soumissions 

INTERSOS n’est tenu sous aucune obligation d’accepter une soumission, quelle qu’elle soit.

4.9 Possibilité d’accepter une partie de soumission 

À moins que le soumissionnaire ne stipule expressément le contraire dans la soumission, INTERSOS se  réserve le droit d’attribuer le marché aux prestataires répondant aux critères.  

4.10 Spécification 

Si le soumissionnaire souhaite proposer des modifications à apporter au cahier des charges (qui permettraient  éventuellement d’offrir une meilleure façon d’atteindre les objectifs d’INTERSOS), celles-ci doivent être  envisagées comme une offre alternative. Le soumissionnaire doit adresser toute offre alternative dans une  lettre distincte qui accompagne la soumission. INTERSOS n’est tenu sous aucune obligation d’accepter des  offres alternatives. 

4.11 Confidentialité 

Les soumissionnaires doivent traiter comme étant confidentielles l’invitation à présenter une soumission et  toutes les pièces associées fournies par INTERSOS. 

4.12 Procédure d’appel d’offres 

INTERSOS se réserve le droit de négocier, d’accepter ou de rejeter tout ou partie des propositions et des  devis à son entière discrétion et de poursuivre ou de donner suite à toutes questions qui lui paraissent  avantageuses.  

Le contrat sera attribué au (x) soumissionnaire (s) ayant présenté la soumission la moins disante parmi celles  jugées conformes sur le plan technique et administratif. 

Les soumissions seront évaluées selon les critères suivants :  

Dans un souci de transparence et d’égalité des chances, et sans leur permettre de modifier leur soumission,  le comité d’évaluation peut à son entière appréciation demander par écrit aux soumissionnaires de fournir des  clarifications dans un délai de 48 heures. Ces demandes ne peuvent porter que sur des points à clarifier, non  pas sur la correction de détails majeurs. 

Toute tentative de la part d’un soumissionnaire visant à influencer le comité d’évaluation dans la procédure  d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des soumissions, en vue d’obtenir des informations  sur l’avancement de la procédure ou d’influencer INTERSOS dans ses décisions relatives à l’attribution du  contrat, entraînera le rejet immédiat de sa soumission.  

4.13 Notification de l’attribution et signature du contrat 

L’adjudicataire sera informé par écrit que sa soumission a été retenue (notification de l’attribution). INTERSOS  se mettra d’accord avec le soumissionnaire sélectionné sur la version définitive du contrat. Il enverra à  l’adjudicataire les pièces signées en deux exemplaires originaux.  

Le soumissionnaire non retenu sera informé par lettre dans un délai max de cinq (05) jours après l’attribution.  

L’adjudicataire dispose d’un délai de sept (07) jours ouvrables suivant sa réception pour signer, dater et  renvoyer le contrat. L’adjudicataire est tenu de faire part de la domiciliation bancaire du compte sur lequel les  paiements seront versés.  

En l’absence de signature et de renvoi du contrat de la part de l’adjudicataire dans un délai de sept (07) jours  ouvrables. INTERSOS peut considérer (après notification) l’attribution comme nulle et non avenue. 

4.14 Propriété des soumissions 

INTERSOS conserve la propriété de toutes les soumissions reçues dans le cadre de cette procédure d’appel  d’offres. Par conséquent, les soumissionnaires n’ont aucun droit de se faire renvoyer leur soumission. INTERSOS garantit que les soumissions resteront confidentielles.  

4.15 Type de contrat 

Le contrat conclu entre l’adjudicataire et INTERSOS est conforme aux contrats standard d’INTERSOS.  L’ébauche du contrat est sur la base du Annexe A de cet document – Modèle de contrat. 

En déposant sa soumission au présent appel d’offres, le soumissionnaire accepte les conditions contractuelles  d’INTERSOS. Au cas où le soumissionnaire venait à soulever une remarque ou une réserve quelle qu’elle  soit, celle-ci doit être couchée par écrit sous un format libre et jointe à la soumission. Ces pièces doivent inclure  la proposition par le soumissionnaire de remplacer les parties discutées du contrat. 

Si le soumissionnaire présente une soumission sans retour spécifique sur l’Annexe A – Modèle de contrat,  INTERSOS considère que le soumissionnaire a accepté dans son intégralité le projet de contrat présenté. 

4.16 Annulation de la procédure d’appel d’offres  

En cas d’annulation d’une procédure d’appel d’offres, INTERSOS se chargera d’en aviser les  soumissionnaires. 

Une annulation peut se produire dans les cas suivants : 

1. En cas d’échec de la procédure d’appel d’offres, c’est-à-dire en l’absence de soumission acceptable  sur le plan qualitatif ou financier, voire en l’absence de toute réponse. 
2. Si les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement altérés. 3. Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale  du projet. 
3. Toutes les soumissions conformes sur le plan technique excèdent les moyens financiers à la  disposition d’INTERSOS 
4. Il s’est produit des irrégularités de procédure, surtout lorsque celles-ci ont empêché une concurrence  loyale.

Instructions aux soumissionnaires _FV_HA

Annexe I – conditions generales