Une agence de voyage / prestataire pour l’hébergement, la restauration et la mise à disposition de salles de conférence

1. Contexte

Munathara Initiative recherche une agence de voyage ou un prestataire spécialisé afin d’assurer les services d’hébergement, de restauration et de mise à disposition de salles de conférence dans le cadre du projet “Debate Our rights .

L’activité réunira environ 40 participants et se déroulera sur une période de 2 nuits, du 11 au 13 septembre 2026.

Afin de respecter le budget limité disponible pour cette activité, nous recherchons en priorité un hôtel très économique / budget-friendly, tout en garantissant des conditions d’accueil, de travail et d’hébergement convenables pour les participants.

Le prestataire pourra proposer des établissements situés à Tunis, Hammamet ou Sousse, selon la disponibilité et le meilleur rapport qualité/prix.

2. Objectif de la prestation

L’objectif est d’assurer un cadre confortable et fonctionnel permettant aux participants de séjourner et de prendre part aux sessions de formation dans de bonnes conditions.

Nous privilégierons une offre présentant le meilleur rapport qualité/prix, avec une attention particulière portée à :

• Des tarifs d’hébergement compétitifs ;
• La possibilité de négocier des tarifs de groupe ;
• Des salles de conférence adaptées ;
• Une restauration simple mais de qualité ;
• Des conditions de paiement et d’annulation flexibles ;
• L’ensemble des services nécessaires au bon déroulement de l’activité.

Le critère budgétaire sera particulièrement important dans l’évaluation des offres.

3. Dates et nombre de participants

• Date d’arrivée (check-in) : 11 septembre 2026
• Date de départ (check-out) : 13 septembre 2026
• Durée : 2 nuits
• Nombre de participants : environ 40 personnes

La composition exacte des chambres sera communiquée au prestataire lors de la confirmation finale et pourra comprendre :

• Chambres doubles ;
• Chambres triples ;
• Chambres simples.

Les prestataires sont invités à proposer la configuration de chambres la plus économique possible, tout en respectant les conditions de confort requises.

4. Hébergement

L’hébergement devra idéalement être assuré dans un hôtel proposant des tarifs économiques et adaptés à un budget associatif.

Les chambres devront disposer au minimum de :

• Sanitaires privés ;
• Wi-Fi ;
• Literie et équipements standards nécessaires à un séjour confortable ;
• Conditions d’hébergement adaptées à un groupe.

Nous encourageons les agences à proposer plusieurs options d’hôtels, lorsque cela est possible, afin de permettre à Munathara Initiative de sélectionner l’offre la plus avantageuse financièrement.

5. Restauration

La formule souhaitée est la pension complète, comprenant :

• Petit-déjeuner ;
• Déjeuner ;
• Dîner ;
• Eau incluse pendant les repas.

6. Salles de conférence

Le prestataire devra proposer deux grandes salles de conférence, adaptées à l’organisation de sessions de formation et de débats.

Les salles devront idéalement disposer de :

• Capacité suffisante pour accueillir les participants ;
• Chaises et tables adaptées à une formation ;
• Bonne connexion Internet / Wi-Fi ;
• Électricité et prises disponibles ;
• Éclairage adéquat ;
• Climatisation ou ventilation ;
• Équipements audiovisuels disponibles, le cas échéant.

7. Pause-café

Une pause-café par jour est demandée.

Elle devra comprendre au minimum :

• Café ;
• Thé ;
• Eau ;
• Jus ;
• Collations légères.

Le tarif de la pause-café devra être indiqué par personne et par jour, avec une description du contenu proposé.

Les prestataires sont invités à proposer leur meilleure offre tarifaire, en tenant compte du caractère associatif du projet et du budget limité disponible.

Toute remise de groupe ou condition tarifaire préférentielle sera considérée favorablement.

8. Conditions financières et administratives

L’offre devra également préciser :

• Les modalités et délais de paiement ;
• Le montant de l’avance éventuellement demandé ;
• Les conditions d’annulation et de modification ;
• Les éventuels frais d’annulation ;
• La durée de validité de l’offre ;
• Les taxes incluses et non incluses ;
• Les conditions applicables en cas de modification du nombre de participants.

9. Critères de sélection

Les offres seront évaluées notamment selon les critères suivants :

1. Prix et rapport qualité/prix ;
2. Disponibilité aux dates demandées ;
3. Capacité à proposer une solution très économique et adaptée au budget du projet ;
4. Qualité et confort de l’hébergement ;
5. Qualité de la restauration ;
6. Disponibilité et qualité des deux salles de conférence ;
7. Qualité de la connexion Internet et des équipements audiovisuels ;
8. Flexibilité des conditions de paiement et d’annulation ;
9. Expérience dans l’organisation de séjours et d’événements pour des groupes ;
10. Capacité du prestataire à assurer une coordination logistique efficace.

À budget équivalent, la proposition offrant les meilleures conditions globales et la plus grande flexibilité sera privilégiée.

10. Date limite de soumission

Les offres doivent être envoyées au plus tard le 6 septembre 2026.

Munathara Initiative se réserve le droit de demander des informations ou des précisions complémentaires aux prestataires avant la sélection finale.

11. Envoi des propositions

Les propositions doivent être envoyées par email à :

Ahmed Sassi
Email : sassi@munathara.com

L’objet de l’email devra être :

« Offre – Hébergement et logistique Debate Our Rights– Septembre 2026 »