Appel d’offre-Expertise France  Retour vers les opportunités

Séminaire de clôture – Projet Innov’i – EU4Innovation

Cahier des charges

Présentation Expertise France 

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• Gouvernance démocratique, économique et financière ; 
• Stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ; 
• Lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ; 
• Renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi. 

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

En savoir plus : www.expertisefrance.fr  

Présentation Projet Innov’i

L’objectif général du projet est de contribuer au développement économique durable et inclusif de la Tunisie, à travers le renforcement, la structuration et la pérennisation de l’écosystème de l’innovation et de l’entrepreneuriat en Tunisie.

De manière spécifique le projet vise à :

1/ Contribuer à la structuration et la pérennisation de l’écosystème de l’innovation et de l’entrepreneuriat ;

2/ Accompagner la mise en place d’un cadre réglementaire et de financement propice à l’entrepreneuriat innovant et aux startups. 

Le projet cibler en particulier les initiatives portées par les acteurs économiques de la société civile : secteur privé, associations, universités / écoles d’ingénieurs et de commerce / centres de recherche, entrepreneurs sociaux, ainsi que les initiatives portées par des partenariats publics / privés. 

Contexte de la prestation 

Le projet Innov’i – EU4Innovation est un projet de 5 ans, qui a démarré en 2019 et se clôture en février 2025. Dans le cadre de la phase de clôture, Expertise France organise l’évènement final de valorisation des activités réalisées sur cette période (2019-2024). Ces Termes de référence (TDR) précisent le contexte ainsi que le périmètre de la prestation attendue. 

Objet de la consultation

Objectif général

La présente consultation a pour objet l’organisation du séminaire de clôture du projet Innov’i – EU4Innovation et d’assurer son bon déroulement le jour J, en coordination et sous la supervision du commanditaire (équipe projet Innov’i – EU4Innovation).

Le prestataire se chargera de l’exécution des services sur le lieu du séminaire et en date de son déroulement :

Date du séminaire : Février 2025

Durée : demie journée

Nombre de participants : environ 300 personnes

Lieu : Tunis

Objectifs spécifiques

Les objectifs spécifiques de cette consultation sont : 

• Informer les acteurs de l’écosystème entrepreneurial sur les résultats et réalisations du projet Innov’i – EU4Innovation
• Valoriser les bénéficiaires du projet Innov’i – EU4Innovation 
• Plaidoyer autour de l’entrepreneuriat innovant 

Résultats attendus

1. Prestations attendues dans le cadre de la présente consultation
   1. Description de la prestation attendue

Le prestataire aura la responsabilité de la bonne préparation et la coordination de l’événement et de l’ensemble des activités, afin d’assurer un déroulement de l’événement fluide, efficace et conforme à celui qui aura été validé par l’équipe Expertise France.

Les services attendus recouvrent notamment :   

• Préparation et la mise en œuvre de l’événement :  

Durant cette phase, le prestataire se chargera de toutes les activités de préparation de l’événement, en collaboration étroite avec l’équipe Expertise France.  Pour cela, il est appelé à effectuer les missions suivantes :

• Etablir, et valider par l’équipe Expertise France, un plan d’action, incluant un rétroplanning pour l’organisation de cet événement ; 
• Effectuer, selon les besoins, une ou plusieurs visites des lieux où se dérouleront les séquences de l’événement, sous réserve de l’accord des responsables du lieu. L’équipe Expertise France sera associée à la première visite de terrain ;
• Coordonner et gérer la mise à disposition des espaces avec le prestataire après validation de l’équipe Expertise France :
• Assurer et coordonner la conception et la production des différents supports de communication, en cohérence avec la charte globale du projet Innov’i ;
• Préparer l’ensemble des aspects logistiques permettant d’assurer le bon déroulement de l’événement, dont le matériel nécessaire, les déplacements, la coordination avec les responsables du lieu.

• Logistique de l’événement : 

• Coordination globale le jour de l’événement : le prestataire devra assurer la logistique pour permettre une transition adéquate entre les différentes séquences de l’évènement ;
• Gestion des espaces, aspects techniques ;
• Gestion des moyens humains

• Aménagement et signalétique :

• Mise en place des panneaux de signalisation ;
• Aménagement d’un espace pour l’accueil des invités d’honneur ;
• Aménagement d’un espace pour l’accueil des journalistes ;
• Mise à disposition du programme de l’événement pour les visiteurs, dans les espaces dédiés ;
• Création et gestion des badges pour les intervenants, et les invités selon des codes identifiables par catégorie ;
• Aménagement de l’espace d’accueil (desk d’accueil, …) ;
• Aménagement de la scène avec la mise à disposition et le branding des éléments y afférant : fond de scène, écrans latéraux, pupitre ;
• Gestion du matériel son : micros baladeurs et micros cravates
• Aménagement des espaces selon la validation du conducteur final / des séquences de l’évènement : le prestataire sera responsable de l’aménagement des espaces. Le lieu devra être prêt la veille de l’évènement pour le test du bon fonctionnement du matériel utilisé pour assurer les travaux demandés objet de cet appel d’offres. Il sera responsable tout au long du séminaire de la supervision et l’aménagement des salles selon les besoins et après validation de la part du point focal Expertise France.

• Communication :  

• Production et diffusion de l’évènement : 
  • Organisation et coordination des test techniques et répétitions avec les intervenants ;
  • Préparation, design et diffusion du programme de l’événement sur les plateformes dédiées ;
  • Gestion en ligne des inscriptions pour l’évènement ;
  • Préparation et design des slides du déroulé de l’événement.
• Préparation et design des invitations;
  • Transmission des éléments de bilan (rapports des participants, connexions…).
• Supports de communication :

• Création de l’identité visuelle de l’évènement 
• Design et conception de contenus pour les réseaux sociaux avant, pendant et après l’événement : création de visuels selon la charte graphique du projet 
• Proposition de supports de communication digitalisés (dans la mesure du possible) pour la promotion de l’événement le jour J ;
• Mise en place d’un Press Wall pour les interviews ;
• Mise en place d’une borne photo instantanée avec le branding y afférant ;
  • Reportage de l’événement :

Assurer la couverture photo et vidéo de cet événement, avec livraison de l’ensemble des fichiers source à Expertise France (le prestataire devra présenter plusieurs références des vidéastes/photographes, qui seront validées par Expertise France).

• Goodies :

Conception de goodies pour les participants avec la charte graphique du projet Innov’i : le prestataire devra faire des propositions innovantes 

• Média et presse :

• Identification d’une liste de médias pertinents à inviter, à faire valider par l’équipe Expertise France ;
• Préparation et diffusion des invitations aux médias identifiés ; 
• Préparation d’un kit presse à distribuer aux journalistes ;
• Préparation d’un welcome pack pour les journalistes (goodies etc.) ;
• Organisation d’un point de presse : le prestataire devoir prévoir un espace dédié et l’aménager en fonction ;
• Préparation d’un Press Book Post événement.

• Catering : 

Le prestataire devra suggérer des propositions pour un Cocktail en fin de séquence. 

• Moyens humains :

Le prestataire devra mettre à disposition un chef de projet (au moins 5 années d’expérience dans la création graphique, la production audiovisuelle, et l’organisation d’événements). 

Le prestataire devra veiller à mettre en place les moyens humains nécessaires au bon déroulement de la journée :

• Hôtes et hôtesses pour l’accueil et l’accompagnement des participants ; le prestataire devra veiller à préparer une fiche de brief, qui sera validée par l’équipe Expertise France ;
• Modérateur de l’évènement 
• Régisseur son et régisseur de projection de contenu ; 
• Photographes et vidéastes pour couvrir la journée.

Le prestataire devra proposer le détail des prestations attendues pour couvrir les éléments suivants :

Contenu de l’évènement 

Le prestataire devra participer à la réflexion autour du conducteur de l’évènement en collaboration avec l’équipe projet Innov’i. Plusieurs idées ont déjà été identifiées par l’équipe et seront communiquées au prestataire en vue de définir le format final. Sur cette base, l’agence devra fournir des propositions pour les activités et le format de l’évènement de clôture. 

Livrables attendus

• Plan d’action et retroplanning pour l’organisation de l’événement ;
• Planification contentant tous les aspects logistiques ;
• Supports et éléments de communication (Cf. partie communication) ;
• Déroulé final de l’événement ;
• Liste et nombre de participants à l ‘événement ;
• Rapport final – bilan général de l’événement, chiffres clés, etc.et bilan de l’enquête de satisfaction à la suite de l’événement.

Méthodologie

Le prestataire retenu sera amené à coordonner l’ensemble des actions nécessaires à la préparation et au parfait déroulement de cet événement, dont l’ébauche du contenu et du déroulé prévisionnel figurent en annexe 2 du présent document.

Le prestataire présentera une organisation et des moyens cohérents pour la bonne conduite des demandes. Il devra proposer une équipe projet adaptée à la demande, avec la désignation d’un chef de projet / point focal qui sera, entre autres, responsable de l’ensemble de l’opération pour le prestataire vis-à-vis du commanditaire (EF) et son interlocuteur privilégié. 

Le prestataire affectera du personnel de qualification et d’expérience correspondantes aux prestations décrites dans le présent cahier des charges, de manière à atteindre les résultats qui y sont fixés. Ces personnes seront en lien direct avec les personnes référentes à Expertise France.

Le prestataire sera notamment tenu de produire et transmettre, pour chacune des réunions : 1) en amont, un ordre du jour à faire valider au moins 2 jours avant la réunion avec EF, 2) en aval, un compte rendu des échanges, au plus tard le lendemain de la réunion.

Le prestataire devra/devront présenter un plan d’action (incluant un retroplanning) avec des livrables / dates précis.

• Réunion de lancement :  Une réunion de lancement de la prestation aura lieu dans la semaine suivant la notification du marché, afin de préciser encore les modalités de mise en œuvre des prestations.
• Réunions intermédiaires de suivi et de validation des prestations :  des réunions d’étape techniques devront être fixées tout au long de la durée d’exécution du marché.
• Huit (8) jours ouvrés avant l’événement :  une réunion globale sera organisée 8 jours ouvrés avant l’événement, afin de valider le conducteur technique et le roadbook général de l’événement.
• Pendant l’événement : la présence durant l’événement, y compris les jours avant et après l’événement pour les étapes de montage et démontage, des personnes référentes pour la gestion de la prestation est requise, afin d’assurer un suivi et l’intervention en cas de problèmes pouvant survenir au cours de l’événement ou pendant les étapes de montage et démontage.
• Réunion finale de bilan de l’événement :  une réunion finale de la mission aura lieu la semaine suivant la fin de l’évènement. Le prestataire devra fournir en amont un rapport contenant notamment un bilan quantitatif et qualitatif de l’événement, à être discuté lors de la réunion.

Calendrier de réalisation

Le démarrage de la prestation prendra effet dès la notification du marché et prendra fin dès réception des livrables post-événement, jusqu’à 30 jours après la date de l’événement, objet de cette prestation. Le prestataire sera tenu de présenter un rétroplanning pour le bon déroulement de l’événement.

Contraintes imposées par le commanditaire 

Le prestataire s’engage à désigner un interlocuteur unique chargé de suivre le présent marché.

Pour faciliter les échanges, l’exécution du marché nécessite l’usage permanent de la langue française dans les rapports avec le commanditaire : documents, réunions, comptes rendus, appels téléphoniques, courriers électroniques, tous livrables, etc.

La prestation pourra se dérouler en partie à distance lors de la préparation (rdv téléphoniques, mails et visio-conférence) avec quelques points d’étape si nécessaire dans le bureau d’Expertise France à Tunis. Le prestataire devra se rendre par ses propres moyens à Tunis sur demande du commanditaire, en particulier sur le lieu où se déroulera le séminaire de clôture.

Crédits et droits d’auteurs

Le prestataire cédera à Expertise France les droits d’auteur relatifs à l’identité visuelle, toute la charte qui en découle, et tout élément produit et développé pour cet événement, qui devient la propriété exclusive d’Expertise France, laquelle exploite ses droits de propriété de la manière et aux fins qu’elle juge appropriés. Expertise France devient également propriétaire des fichiers source, si existants, qui lui sont remis par le prestataire.

Le prestataire est tenu à une obligation de confidentialité. Il ne doit en aucun cas publier ou divulguer aucune information portée à leurs connaissances dans le cadre de ce présent marché, à aucune personne non autorisée et sans consentement écrit préalable.

Candidature

Les agences de communication et d’événementiel désirant participer à cette consultation doivent remplir les conditions suivantes : 

– Avoir une ancienneté de 5 ans au minimum 

– Avoir réalisé un minimum de 3 missions similaires pour la logistique et la communication

Le prestataire sera sélectionné selon les critères suivants :

Une proposition technique qui décrira la manière dont le prestataire entend exécuter les tâches comprises dans le marché en respectant toutes les obligations imposées par le cahier des charges incluant : 

• Une description de l’entreprise (l’entreprise devra disposer d’au moins 4 ans d’expérience dans l’organisation d’événements)
• Les références techniques (au moins trois prestations similaires déjà effectuées)
• Un document (exposé) décrivant de manière spécifique la compréhension des besoins exprimés par Expertise France
• Un calendrier prévisionnel (retro planning)
• Les CVs des agents qui effectueront la prestation 

Une proposition financière incluant : 

• Une défalcation des couts couvrant les besoins de la présente consultation (en couts unitaire en TND, par ligne)
• Une offre financière dument renseignée, datée, signée

Les offres sont recevables par voie électronique au plus tard le 16 décembre 2024, à l’adresse suivante tbaouabexpertisefrance@protonmail.com avec pour objet : dossier d’appel d’offre forum évènement de clôture Innov’i – EU4Innovation

1. Confidentialité 

Pour la réalisation de cette mission, le titulaire aura reçu plusieurs communications (documents, informations, renseignements etc.), avant la notification du marché ou au cours de son exécution.

Le titulaire devra s’assurer que ces communications demeurent confidentielles et ne peuvent, sans autorisation être communiquées à d’autres personnes.