Appel d’offre – Expertise France Retour vers les opportunités

1. Informations générales

CAHIER DES CHARGES 

Intitulé de la mission Organisation de (04) sessions de formation des partenaires  institutionnelles du projet EFOR : Hébergement, mise à disposition  

de salle de réunion et prestations logistiques évènementielles 

Bénéficiaire(s) Expertise France : Les partenaires institutionnelles du projet  EFOR 

Pays Tunisie Région : Sousse, Monastir, Mahdia, Tabarka 

Durée totale de la prestation 5 mois 

1. Contexte et justification du besoin

Dans le cadre de la mise en œuvre de projet EFOR, (04) sessions de formation sont prévues à  l’attention des partenaires institutionnels nationaux, régionaux et locaux : le MARHPM et le  MFFEPA et les structures décentralisées sous leurs tutelles (CRDA, Commissariats de la  femme, etc.).  

Ces formations nécessitent une organisation logistique optimale, notamment la réservation  d’hôtels, la prise en charge des participants, ainsi que l’assistance sur place. Afin de garantir  la réussite de ces sessions, le recours à une agence de voyage événementielle est requis pour  assurer un service professionnel et clé en main. 

III. Objectifs et résultats poursuivis 

1) Objectif général 

La mission a pour objectif d’assurer la réussite logistique et organisationnelle des sessions de  formation prévues par le projet EFOR, à travers la mobilisation d’une agence spécialisée dans  l’organisation d’événements professionnels. 

2) Objectifs spécifiques 

⮚ Garantir la réservation et la mise à disposition d’hôtels adéquats pour les  sessions de formation. 

⮚ Fournir une assistance logistique complète pendant toute la durée des  formations (check-in/check-out, accueil des participants, listes de présence  etc..)  

⮚ Superviser la qualité des prestations (hébergement, restauration, salles,  matériel, pauses-cafés etc.).

CAHIER DES CHARGES 

⮚ Gérer les imprévus logistiques et proposer des solutions rapides et  efficaces. 

3) Résultats à atteindre 

⮚ Un hôtel conforme aux exigences logistiques et pédagogiques sélectionné  pour chaque session 

⮚ Des participants acheminés et hébergés dans de bonnes conditions. 

⮚ Une assistance logistique fluide et réactive tout au long des sessions.

⮚ Des sessions de formation menées dans un environnement propice à  l’apprentissage. 

1. Description de la mission

1) Activités prévues 

L’agence retenue devra accompagner l’équipe du projet EFOR selon une méthodologie  rigoureuse pour assurer les activités suivantes : 

Préparation de la mission 

∙ Proposer plusieurs options d’hôtels adaptés (salles, hébergement, restauration,  accès, services). 

∙ Organiser une réunion de cadrage avec l’équipe EFOR d’Expertise France

  ∙ Organiser une visite de repérage aux et/ou à l’hôtel.s proposé.s (si le prestataire  propose différents hôtels) 

∙ Gérer les réservations (hébergement, salles de réunion, équipements technique).

∙ Prendre contact avec les hôtels pour garantir la qualité des services. 

Déroulement des sessions 

∙ Accueillir et encadrer les participants à leur arrivée : Stand/bureau d’accueil pour  le check-in des participants 

∙ Gérer l’enregistrement, la distribution des kits ou documents (fournis par le projet  EFOR) 

∙ Assurer la bonne tenue des formations (logistique des salles, pauses-café, déjeuners,  etc.). 

∙ Résoudre tout problème logistique en temps réel. 

Clôture et évaluation 

∙ Organiser le départ des participants. 

∙ S’assurer de la restitution des salles et équipements. 

∙ Compiler les évaluations logistiques des participants.

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Suivi post mission 

∙ Participer à une réunion de débriefing avec l’équipe de projet EFOR.

∙ Proposer des recommandations pour les sessions futures. 

∙ Archiver les données logistiques et justificatifs de dépenses. 

2) Livrables attendus 

Hôtels / Villes souhaités 

∙ Hôtels 4 ou 5 étoiles 

∙ Ville balnéaire : Sousse, Monastir, Mahdia, Tabarka 

∙ Période des formations / Une session par moi :  

⮚ Octobre 2025 (session 1) 

⮚ Novembre 2025 (session 2) 

⮚ Janvier 2026 (session 3) 

⮚ Févier ou Mars 2026 (session 4) 

Important : Il est préférable que l’’agence suggère une date dans les deux dernières  semaines du mois d’octobre et novembre 2025 et les deux premières semaines pour  janvier et février 2026. 

∙ Nombre de jour : 4 nuitées successives / 5 jours 

Participants et hébergement 

∙ Nombre de personnes : 85 participant-es, minimum garantie 77 participant-es,

∙ 4 déjeuners supplémentaires par les 4 premiers jours (option à confirmer lors de  l’exécution d’évènement) 

∙ Hébergement : chambres single, en pension complète (hébergement, petit déjeuner,  déjeuner et dîner) 

∙ 1L bouteille d’eau d’accueil dans les chambres (premier jour) 

Salles de formation 

∙ Nombre de salles : 4 salles équipées, capacité d’environ 20 personnes  chacune. Possibilité de proposer 2 salles chaque salle sera divisée en 2 avec une  séparation mobile avec isolation sonore. 

∙ Session plénière : l’une des salles devra permettre une configuration en plénière  pour l’ouverture, 

∙ Equipements des salles : 

o Vidéoprojecteur 

o Tableau paperboard (flipchart) 

o Sonorisation 

o Micros baladeurs 

o Climatisation 

Matériel spécifique et logistique 

∙ Imprimante : mise à disposition d’une imprimante fonctionnelle sur place

∙ Assistance et accueil :

CAHIER DES CHARGES 

o Stand/bureau d’accueil pour le check-in des participants 

o Assistance technique permanente pendant toute la durée des sessions 

Restauration & pauses 

∙ Pause-café : une pause-café par jour (pause-café matin) – soit 04 pauses cafés ∙ Eau : Mise à disposition des bouteilles d’eau en 1/2 litre durant le déjeuner, le diner  et dans les salles séance du matin et de l’après-midi. 

∙ Gestion : prévoir la coordination entre les équipes de l’hôtel pour la gestion des  salles et des pause-café 

1. Lieu, Durée et Modalités d’exécution

1) Période de mise en œuvre :  

Octobre, Novembre 2025, ainsi que pour Janvier et Février 2026 

2) Date de démarrage : Octobre 2025 

3) Date de fin : Février 2026 

4) Durée effective de la prestation : 5 mois 

5) Planning/calendrier :  

Le calendrier prévisionnel d’exécution des missions se présente comme suit : 

1. Expertise et profil demandés

L’agence de voyage événementielle devra justifier d’une expérience significative dans l’organisation  logistique d’événements professionnels, en particulier de formations, séminaires, conférences ou 

CAHIER DES CHARGES 

ateliers impliquant la coordination de multiples prestataires et la gestion de participants nationaux  et/ou internationaux. 

1) Profil de l’agence  

L’agence candidate devra : 

∙ Être légalement constituée et disposer des autorisations nécessaires pour opérer comme  agence de voyage et/ou organisateur d’événements. 

∙ Avoir au moins (03 années) d’expérience avérée dans l’organisation logistique d’événements  professionnels, idéalement dans le secteur institutionnel, associatif ou de la coopération  internationale. 

∙ Disposer d’une équipe dédiée, compétente et réactive, incluant un coordinateur logistique  principal et des assistants opérationnels. 

∙ Avoir une capacité à gérer des missions multisites et à forte intensité logistique (gestion  simultanée d’hébergement, restauration, salles, transport, équipements, etc.). 

2) Compétences requises 

L’agence devra démontrer les compétences suivantes : 

∙ Maîtrise des procédures logistiques complexes : réservation, accueil, suivi qualité, etc.

∙ Connaissance des normes de service hôtelier et de l’organisation de formations  professionnelles. 

∙ Capacité de négociation avec les hôtels pour garantir un bon rapport qualité-prix. 

∙ Compétences en gestion budgétaire et en reporting logistique. 

∙ Aptitude à gérer les imprévus avec rigueur, réactivité et professionnalisme. 

∙ Disponibilité pendant toute la période de préparation, de déroulement et de clôture des  sessions. 

VII. Compte-rendu de missions 

Un compte rendu devra être remis par mail à l’issue de mission. 

VIII. Suivi-évaluation  

Indicateurs de performance 

1. Informations pratiques

CAHIER DES CHARGES 

Dans la mesure du possible, il est demandé à l’agence de négocier des dates d’option spécifiques,  espacées dans le temps, et adaptées à chaque session, afin de permettre une meilleure organisation  et une plus grande flexibilité dans la planification.