Appel d’offre Forum Annuel de l’ASECTU -Expertise France Retour vers les opportunités

FORUM DE L’ASECTU – Cahier des charges  

1. Présentation des parties prenantes

Expertise France et Savoirs éco : 

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux  de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires : 

∙ Gouvernance démocratique, économique et financière ;  

∙ Stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;  

∙ Lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;  ∙ Renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.  

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets  de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction  d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés. 

En savoir plus : www.expertisefrance.fr  

1. Contexte de la prestation
2. Contexte général 

Projet de l’Union européenne mis en œuvre par Expertise France Dans le cadre du Programme d’appui  à la gouvernance économique (PAGE) en Tunisie, l’Union européenne finance le Projet « Savoir éco en  Tunisie » dont le financement s’élève à 4,5 millions € sur une durée de 36 mois.  Actif depuis le 1er février 2023, le Projet est mis en œuvre par Expertise France. Plusieurs partenaires  participent à la mise en œuvre du Projet : FERDI (partenaire de référence), INSEE, France Stratégie.  

Le projet vise à appuyer le débat public sur les enjeux économiques en Tunisie à travers un renforcement  des Structures Productrices de Savoirs à vocation Économique (SPSE). 

Dans le cadre du Projet en Tunisie, les SPSE comprennent : 

– Organismes et centres publics à caractère économique dont les travaux éclairent la prise de décision publique et privée : ITES, CAE, ITCEQ, et INS. 

– Laboratoires et centres de recherche rattachés à des Universités tunisiennes.  – Think-tanks privés. Ce terme comprend toute structure productrice de savoirs à vocation économique  disposant d’une personnalité morale de droit privé : société privée, association, fondation, syndicat. 

1. Cadre du marché 

La présente consultation a pour but de sélectionner et de contractualiser un prestataire chargé  d’organiser le forum de l’association des économistes Tunisiens (ASECTU). Cet événement revêt une  grande importance, car il vise à réunir les acteurs du secteur des savoirs économiques en Tunisie, qu’ils  soient chercheurs, publics, privés, de la société civile. 

Prévu pour le 6, 7 et 8 juin 2024, cet événement se tiendra à l’hôtel Mehari à la ville de Hammamet et  accueillera entre 120 et 150 participants au cours d’un weekend dédié au forum économique en Tunisie.  Le programme comprendra un panel officiel de lancement et des sessions parallèles sous forme de  tables rondes. Ce forum sera principalement destiné aux producteurs de savoirs économiques, aux  chercheurs, et aux représentants de la société civile. 

En savoir plus : www.savoirséco.tn

Plus précisément, l’événement ciblera un public principalement composé des :Des économistes  Tunisiens, les chercheurs et les universitaires.  

III. Objet de la consultation 

1. Objectif général 

La présente consultation a pour objet l’organisation de l’évènement le forum de l’ASECTU, en étroite  collaboration et coordination avec les équipes du projet Savoirs éco (Expertise France). 

1. Objectifs spécifiques 

Les objectifs spécifiques de cette consultation seront :  

Planification et coordination : 

▪ La mise en œuvre de l’événement en tenant compte des exigences et des attentes de  l’ASECTU et des équipes du projet Savoirs éco. 

▪ Coordonner les différentes étapes de la planification avec les parties prenantes pour assurer  une collaboration efficace. 

Gestion logistique : 

▪ Gérer la logistique de l’événement, y compris la fourniture de matériel audiovisuel, de  mobilier. 

Communication et promotion : 

▪ Assurer la couverture photo et vidéo de l’évènement : photos et vidéos de haute qualité.  ▪ Assurer la qualité et la pertinence du contenu proposé, en veillant à ce qu’il réponde aux  objectifs de l’ASECTU et du projet Savoirs éco. 

1. Prestations attendues dans le cadre de la présente consultation
2. Description de la prestation attendue 

Le prestataire aura la responsabilité de la bonne préparation et la coordination de l’événement et de  l’ensemble des activités, afin d’assurer un déroulement de l’événement fluide, efficace et conforme à  celui qui aura été validé par l’ASECTU et de l’équipe Expertise France. 

⮚ La préparation et la mise en œuvre du forum de l’ASECTU :  

Durant cette phase, le prestataire se chargera de toutes les activités de préparation du forum,  en collaboration étroite avec l’équipe Savoirs éco /Expertise France. Pour cela, il est appelé à effectuer  les missions suivantes : 

o Etablir, et valider par l’équipe Savoirs éco /Expertise France, un plan d’action, incluant un  rétroplanning pour l’organisation de cet événement ;  

o Effectuer, selon les besoins, une ou plusieurs visites des lieux où se dérouleront les séquences  de l’événement, sous réserve de l’accord des responsables du lieu. Coordonner et gérer la mise  à disposition des espaces avec l’Hôtel Mehari à Hammamet après validation de l’équipe Savoirs  éco /Expertise France.

o Etablir les contacts nécessaires avec les autres prestataires concernés afin d’assurer la  coordination, de consolider les plannings, etc. Savoirs éco/Expertise France pourraient proposer  et faire des mises en contact si nécessaire ; 

o Assurer la consolidation des éléments de communication, auprès de l’ensemble des parties  prenantes ; 

o Assurer et coordonner la conception et la production des différents supports de communication si besoin, en cohérence avec la charte globale de l’ASECTU, et du projet savoirs éco, Expertise  France et de l’union européenne. 

o Préparer l’ensemble des aspects logistiques permettant d’assurer le bon déroulement de  l’événement, dont le matériel nécessaire, les déplacements, la coordination avec les  responsables du lieu, avec les autres prestataires, si nécessaire, le balisage du parcours sur les  lieux de l’événement (si nécessaire), l’agencement et la planification.  

 La logistique de l’événement :  

o Coordination globale le jour de l’événement : le prestataire devra assurer la logistique pour  permettre une transition adéquate entre les différentes activités et le bon déroulement et  enchaînement des différentes activités du forum ; 

o Aménagement et Gestion des espaces, aspects techniques. 

o Mise à disposition du programme de l’événement pour les visiteurs, dans les espaces dédiés ; o Création et gestion des badges pour les intervenants, et les invités. 

 La communication :  

o Production et diffusion de l’évènement :  

▪ Organisation et coordination des test techniques et répétitions avec les intervenants ; o Gestion de live streaming pour les 4 sessions plénières d’une 1h30 chacune ; o Reportage de l’événement : 

Assurer la couverture photo et vidéo de cet événement, avec livraison de l’ensemble des fichiers  source à l’ASECTU et Expertise France (le prestataire devra présenter plusieurs références des  vidéastes/photographes, qui seront validées par Expertise France). 

o Goodies : 

Prévoir des goodies pour les participants avec la charte graphique de l’ASECTU. 

⮚ Les moyens humains :  

Le prestataire devra mettre à disposition un chef de projet (au moins 5 années d’expérience dans la et  l’organisation d’événements).  

Le prestataire devra veiller à mettre en place les moyens humains nécessaires au bon déroulement.

Prestations attendues* : 

Le prestataire se réserve le droit de compléter/enrichir cette liste dans sa proposition technique et  financière. Il devra aussi proposer un tableau de coûts détaillé précisant les besoins de chaque espace  indépendamment. 

– Le prestataire doit fournir les régies avec enceintes et les switchers nécessaires pour le bon  déroulement de cet évènement ; 

Le prestataire sera responsable de l’aménagement des salles et de la supervision des espaces selon les  besoins. Il devra fournir un plan d’aménagement des espaces qui sera validée par Expertise France. Livrables attendus 

– Imprimer et livrer 150 exemplaires du programme de 12 pages  

– Livraison de carnets, stylos et porte documents 

– Livraison de sacs en toile 

– Livraison de flash disk imprimés 

– Conception de badges, 2 banderoles et 2 roll-up et 3 X Banner  

– La mise en place de 4 ordinateurs et un écran de projection a chaque salle (4salles) .  – Installation de la bache (2,5 x 11) 

– Organiser le streaming 

– Prise de photos et vidéos 

– Livraison et installation des affiches.  

1. Méthodologie

Le prestataire retenu sera amené à coordonner l’ensemble des actions nécessaires à la préparation et  au parfait déroulement de cet événement, dont l’ébauche du contenu et du déroulé prévisionnel  figurent en annexe 2 du présent document.

Le prestataire présentera une organisation et des moyens cohérents pour la bonne conduite des  demandes. Il devra proposer une équipe projet adaptée à la demande, avec la désignation d’un chef de  projet / point focal qui sera, entre autres, responsable de l’ensemble de l’opération pour le prestataire  vis-à-vis du commanditaire (EF) et son interlocuteur privilégié. 

Le prestataire affectera du personnel de qualification et d’expérience correspondantes aux prestations  décrites dans le présent cahier des charges, de manière à atteindre les résultats qui y sont fixés. Ces  personnes seront en lien direct avec les personnes référentes à Expertise France. 

Le prestataire devra/devront présenter un plan d’action (incluant un retroplanning) avec des livrables /  dates précis. 

– Réunion de lancement : Une réunion de lancement de la prestation aura lieu dans la semaine suivant  la notification du marché, afin de préciser encore les modalités de mise en œuvre des prestations. – Huit (8) jours ouvrés avant l’événement : une réunion globale sera organisée 8 jours ouvrés avant  

l’événement, afin de valider le conducteur technique et le roadbook général de l’événement. – Pendant l’événement : la présence durant l’événement, y compris les jours avant et après  l’événement pour les étapes de montage et démontage, des personnes référentes pour la gestion  de la prestation est requise, afin d’assurer un suivi et l’intervention en cas de problèmes pouvant  survenir au cours de l’événement ou pendant les étapes de montage et démontage. 

1. Calendrier de réalisation

Le démarrage de la prestation prendra effet dès la notification du marché et prendra fin dès réception  des livrables post-événement, jusqu’à 30 jours après la date de l’événement, objet de cette prestation.  

Contraintes imposées par le commanditaire  

Le prestataire s’engage à désigner un interlocuteur unique chargé de suivre le présent marché. 

Pour faciliter les échanges, l’exécution du marché nécessite l’usage permanent de la langue française  dans les rapports avec le commanditaire : documents, réunions, comptes rendus, appels téléphoniques,  courriers électroniques, tous livrables, etc. 

VII. Crédits et droits d’auteurs 

Le prestataire cédera à Expertise France les droits d’auteur relatifs à l’identité visuelle, toute la charte  qui en découle, et tout élément produit et développé pour cet événement, qui devient la propriété  exclusive d’Expertise France, laquelle exploite ses droits de propriété de la manière et aux fins qu’elle  juge appropriés. Expertise France devient également propriétaire des fichiers source, si existants, qui lui  sont remis par le prestataire. 

Le prestataire est tenu à une obligation de confidentialité. Il ne doit en aucun cas publier ou divulguer  aucune information portée à leurs connaissances dans le cadre de ce présent marché, à aucune  personne non autorisée et sans consentement écrit préalable. 

VIII. Développement durable

Dans le cadre de sa démarche d’achats responsables, Expertise France encourage fortement les agences  d’évènementiel et communication répondant à cette demande à nous fournir les éléments pouvant  justifier : 

– D’une démarche de réduction du plastique et des cartons pour la gestion d’événements couverts  par l’agence de communication (aménagement espace, articles de communication, service traiteur,  etc…) ; 

– De la mise en place du tri durant les événements couverts par l’agence de communication ; – D’une politique et/ou d’actions concrètes d’économies d’énergie et d’eau lors de la gestion des  événements couverts par l’agence de communication. 

1. Candidature

Le prestataire sera sélectionné selon les critères suivants : 

Une proposition technique qui décrira la manière dont le prestataire entend exécuter les tâches  comprises dans le marché en respectant toutes les obligations imposées par le cahier des charges  incluant :  

– Preuve d’enregistrement au registre national des entreprises (RNE) ; 

– Une description de l’entreprise (l’entreprise devra disposer d’au moins 4 ans d’expérience dans  l’organisation d’événements) ; 

– Liste de références en rapport avec l’objet du marché sur l’organisation d’événements de taille  similaire indiquant le nom et les coordonnées téléphoniques d’un contact référent (au moins 3  références) ; 

– Un document (exposé) décrivant de manière spécifique la compréhension des besoins exprimés  par Expertise France ; 

– Un calendrier prévisionnel (retro planning) ; 

Une proposition financière incluant :  

– Une défalcation des coûts couvrant les besoins de la présente consultation (en coûts unitaire  en TND, par ligne) ; 

– Une offre financière dument renseignée, datée, signée. 

Les offres sont recevables par voie électronique au plus tard le 20 Mai 2024, à l’adresse  achat.tunisie@expertisefrance.fr avec pour objet : dossier d’appel d’offre Forum Annuel de l’ASECTU  

1. Confidentialité

Pour la réalisation de cette mission, le titulaire aura reçu plusieurs communications (documents,  informations, renseignements etc.), avant la notification du marché ou au cours de son exécution. 

Le titulaire devra s’assurer que ces communications demeurent confidentielles et ne peuvent, sans  autorisation être communiquées à d’autres personnes. 

1. Programme :  

Jeudi 06 Juin 2024  

Après midi Evenements parallèles 

 Laboratoire LARMA-FSEGT

 Laboratoire Thema- ESCT 

 Laboratoire LEDDRNA 

Vendredi 07 Juin 2024 

08h30-10h30 Ouverture officielle 

17h-19h00 Plénière 2 :  

Samedi 08 Juin 2024 

8h30-10h30 Plénière 3 : 

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