Appel à consultation gestion de subventions -Projet JEUN’ESS Retour vers les opportunités

Gestion des subventions  octoyées dans le cadre du Re-Fund Challenge en faveur  des structures de l’Economie Sociale et Solidaire retenues  par le projet JEUN’ESS

Contexte général 

Les organisations de l’Economie Sociale et Solidaire en Tunisie sont dans la majorité des structures  naissantes et n’ont pas encore de ce fait atteint un stade de développement leur permettant de  résister à des crises comme celle de la COVID-19. La pandémie a en effet accru leur vulnérabilité en  raison notamment des mesures de confinement total qui les a contraintes à ralentir, voire arrêter  leurs activités.  

En l’absence d’un appui et d’un accompagnement spécifiques, ces organisations risquent la  fermeture définitive avec des conséquences économiques, sociales et sanitaires graves sur des  milliers de personnes qui courent le risque de se retrouver sans emploi ou d’être contraints de  travailler dans l’informel. Ce constat explique à lui seul l’urgence de fournir un appui à ces  organisations pour assurer dans un premier temps leur survie et leur permettre dans un deuxième  temps de se développer et d’élargir leurs activités afin qu’elles continuent à jouer leur rôle en tant  qu’acteur de développement local. 

C’est dans ce cadre que le projet JEUN’ESS a mis en place un « Fonds Urgence COVID » pour appuyer  les structures en difficulté en les aidant à élaborer et mettre en œuvre un plan de sauvetage efficace.  Il s’adresse principalement aux jeunes tunisiennes et tunisiens en situation de vulnérabilité et se  traduira sous forme de subventions octroyées aux bénéficiaires.  

Le projet JEUN’ESS mis en œuvre par l’Organisation Internationale du Travail (OIT) en partenariat  avec le Ministère de l’Economie et de la Planification et s’inscrit dans le cadre du programme  EU4YOUTH (Programme d’Appui à la Jeunesse Tunisienne) financé par l’Union Européenne  (Convention de financement entre le gouvernement Tunisien représenté par le Ministère de  Développement, de l’Investissement et de la Coopération Internationale et l’Union Européenne  ENI/2018/041-142). 

Le programme EU4YOUTH a pour objectif la contribution à l’inclusion économique, sociale et  politique des jeunes Tunisiens les plus défavorisés à travers une approche de développement local  en particulier dans les zones préalablement identifiées sur des critères de développement.

L’Organisation Internationale du Travail (OIT) est une agence spécialisée des Nations Unies qui a  pour mission de promouvoir les droits au travail, favoriser la création d’emplois décents, améliorer  la protection sociale et renforcer le dialogue social pour résoudre les problèmes liés au monde du  travail. Sa structure tripartite constitue une plateforme unique pour promouvoir le travail décent  pour tous les hommes et les femmes.  

Objectifs de la consultation 

La présente consultation vise à identifier une institution ou une association de microfinance qui  peut fournir des services de gestion des subventions octroyées dans le cadre du Re-FUND Challenge  en faveur de 43 structures de l’Economie Sociale et Solidaires qui ont été retenues suite à la phase  de sélection qui s’est achevée le 2 décembre 2021. Cet organisme devra être en mesure de gérer,  pour le compte de l’OIT, l’octroi de subventions dans le cadre d’un fonds de 490.000 € ce, à partir  du mois de mars 2022.  

Les structures sélectionnées ont participé à une série de sélections depuis le 1er septembre dernier,  visant à identifier les structures qui seront accompagnées par l’équipe JEUN’ESS sur un plan  technique et financier.  

Elles ont ainsi traversé 4 étapes de sélection bien définies :  

– L’analyse des dossiers administratifs et des plans de continuité présentés par les candidats – La réalisation d’ « assessment center » ayant pour objectif d’évaluer la personnalité des  participants et leur complémentarité avec l’Economie Sociale et Solidaire 

– Des visites terrains ont été effectués par les coordinateurs régionaux du projet JEUN’ESS  pour s’assurer de la correspondance entre les écrits et la réalité du terrain 

– Le passage le 2 décembre devant des jurys composés de références dans le domaine de  l’entrepreneuriat et de l’économie sociale et solidaire pour la sélection finale.  

Avant de se frotter à la dernière étape de sélection devant les juges, les candidats des 7 régions ont  suivi un marathon de préparation et de consolidation de leurs plans de continuité pendant 3 jours  afin de maximiser leurs chances de réussite devant les jurys. Cette période d’incubation a été  assurée en présence de 8 coachs professionnels, qui ont accompagné les candidats.  

Les résultats annoncés lors de la cérémonie du 3 décembre 2021 ont pu mettre en avant l’octroi  d’un financement partiel pour 36 structures participantes et d’un financement total pour 7 d’entre  elles. 

En effet, le projet JEUN’ESS, dans le cadre du JEUN’ESS RE-Fund Challenge vise à octroyer des  subventions pour les structures de l’Economie Sociale et Solidaire ayant passées avec succès  l’ensemble de la phase de sélection. Cet octroi devra être règlementé et suivre un processus précis  de financement en cascade répondant à des étapes de suivi des objectifs et des indicateurs de  performance préalablement défini.  

En étroite collaboration et sous la direction du chef de projet et des coordinateurs régionaux sur le  terrain, l’organisme choisi devra également se référer aux plans de continuité qui auront été  développés lors de la dernière phase de sélection et présenter une stratégie d’accompagnement,  de réalisation et de suivi clairs de ce plan de continuité.  

Ces plans de continuité doivent permettre de consolider les emplois et d’en créer de nouveaux. Ils  devront répondre au préalable à la vision du projet qui souhaite travailler sur les valeurs du  commerce équitable dans un cadre d’innovation sociale. La plupart des structures ont besoin de  consolider des éléments liés à la production, la transformation, la commercialisation (l’accès au  marché) ou encore la communication.

Les gouvernorats d’intervention sont Jendouba, Le Kef, Kairouan, Sidi Bouzid, Kasserine, Gabès et  Kebili dans des secteurs aussi variés que l’agriculture, l’artisanat, le tourisme alternatif, la culture,  le sport… 

Sous la direction de l’équipe projet et en étroite coopération avec les services publics d’appui, les  partenaires sociaux ainsi que la société civile, l’organisme partenaire devra soutenir le bénéficiaire  à optimiser son ancrage au sein de son environnement.  

Dans le cadre du suivi, le partenaire choisi devra proposer un programme de suivi pour tous les  partenaires sur une durée d’une année avec des visites périodiques sur le terrain ainsi qu’un appui  technique et une expertise étroite pour les soutenir dans le développement de leur structure.  

Le projet JEUN’ESS dispose d’un fonds de 490.000 €uros pour développer, selon le plan de continuité et le plan financier l’ensemble des projets. 

Responsabilités 

Il sera clairement convenu que l’ensemble des responsabilités afférents au prestataire sera encadré  par l’équipe JEUN’ESS et complémentaires aux tâches de cette dernière. Ainsi l’équipe projet aura  pour responsabilités de :  

– Assurer le déroulement complet des sélections (déjà effectué) 

– Etablir des indicateurs de performances pour le prestataire choisi 

– Etablir un processus de suivi et d’évaluation du prestataire choisi. Il répondra aux attentes du  projet en matière de développement des structures, d’impact social, de durabilité, de  consolidation et de créations de nouveaux emplois 

– Assurer l’encadrement du prestataire lors des visites terrains et de la révision finale des plans  de continuité 

– Valider les plans de continuité définitifs 

– Valider un plan de suivi, d’évaluation des différents plans de continuité définitifs avec un  système de décaissement par atteinte d’objectifs 

– Valider le planning d’octroi des subventions (décaissement) par tranches  – Fournir un accompagnement communicationnel au prestaire 

– Effectuer des réunions périodiques et des visites communes avec les coordinateurs régionaux  

De son côté, le prestataire fournira les services suivants : 

– Gestion de l’octroi des subventions dans le cadre d’un fonds de l’ordre de 490000 €uros pour  la mise en œuvre des plans de continuité des structures de l’ESS retenues 

– Réviser et fournir une proposition finale des plans de continuité pour les 43 structures dans  le cadre du budget global : faisabilité, impact, durabilité, création d’emploi 

– Définir et proposer des indicateurs de suivi précis et un plan de décaissement sur objectifs  pour chacune des 43 structures. Le prestataire distinguera les différentes structures à travers  des grilles personnalisées pour chaque structure en étroite collaboration avec l’équipe projet.  

– Définir un processus d’évaluation par tranche décaissée se basant sur des indicateurs  d’impact en lien avec le point évoqué précédemment.

– Proposer et mettre en œuvre une stratégie d’optimisation d’exécution des plans de continuité  définitivement validés 

– Le développement de propositions pour les prêts complémentaires et l’accompagnement  suite à la fin du fonds. Un engagement sur des facilités de crédit par la suite (1ère année) est  souhaité 

– Les modalités de suivi des dossiers des bénéficiaires. 

– Les modalités de mise en place d’une caisse de secours qui pourra être utilisé pour les  structures qui ont besoin et qui méritent un financement complémentaire. Des critères  devront être établis.  

– Envoyer des rapports périodiques de suivi et d’avancement qui seront validés par l’équipe  projet 

NB : les structures recevront les subventions par tranches suite aux étapes de décaissement et  d’évaluation de leur sérieux définies en amont. Le prestataire devra effectuer des recommandations  à chaque étape pour permettre à l’équipe projet de décider de la poursuite de l’accompagnement  ou non.  

L’organisme financier choisi devra se référer et rendre compte continuellement à l’équipe projet et  particulièrement aux coordinateurs régionaux qui sont sur le terrain.  

Le prestataire veillera à : 

o Procéder à l’équipement et à l’installation des bénéficiaires retenus et assurer toute autre  forme de dépense inscrites dans le plan de continuité et de développement o S’assurer de respecter des délais d’achat d’équipement, de commandes… respectables o S’assurer de la conformité de tous les achats et de suivre étroitement les dossiers de  financement avec la responsable administrative et financière du projet JEUN’ESS o Assurer un suivi administratif et financier des dossiers. 

Le prestataire est chargé de réaliser la prestation demandée avec une obligation de résultat  

Le prestataire retenu devra octroyer les fonds reçus pour la mise en œuvre des plans de continuité et devra veiller à préserver une partie pour la gestion d’une caisse de secours comme évoqué  précédemment.  

L’utilisation des fonds devra être justifiée administrativement. Toute entrave pourra faire l’objet de  poursuites de la part de l’OIT et de son partenaire financier la Délégation de l’Union Européenne en  Tunisie.  

Indicateurs généraux : 

✓ Au moins 90% des structures accompagnées sont encore en activité 

✓ Au moins 90% des structures ont préservé ou créer de nouveaux emplois

✓ La chaîne solidaire a été assurée et optimisée pour l’ensemble des structures :  production/création ; 

✓ Assurer la présence et la prise importante de responsabilité des jeunes qui ont  représentés ces structures. La transition générationnelle est une condition sine qua  none de l’accompagnement du projet 

Durée et modalités de paiement 

La présente mission aura une durée d’une année à partir de la date de signature du contrat. Tous  les livrables devront être fournis et validés par l’équipe JEUN’ESS afin de recevoir le déblocage de la  dernière tranche 

Le paiement de la prestation s’effectuera comme suit :  

– Une avance à la signature du contrat 

– Un système de « progress payment » sera mis en place en accord avec le prestataire choisi 

o Les paiements seront effectués sous forme d’avance après la remise des rapports  intermédiaires de performance et l’ensemble des pièces justificatives de dépenses  en lien avec l’avance précédente.  

– Une dernière tranche sera versée lorsque la mission sera jugée comme achevée par l’équipe  JEUN’ESS selon les modalités qui seront convenues avec le prestataire 

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