Appel à prestation  pour agences événementielles -ATUGE Retour vers les opportunités

Cahier des Charges – Appel à prestation  pour agences événementielles 

Organisation de l’évenement “Diaspra Summer Night” 

1. Informations Générales 

• Nom de l’événement : Diaspora Summer Night 
• Date prévue : 29 juillet 2025 
• Lieu : Hôtel Golden Carthage Gammarth – Terrasse extérieure 
• Nombre de participants estimé : 750 personnes 
• Format : Soirée de networking  

2. Objectif de l’Événement 

Créer un espace élégant, fluide et agréable pour favoriser les échanges entre entreprises et  visiteurs, tout en profitant d’une ambiance estivale haut de gamme. 

3. Prestations attendues de l’agence événementielle 
4. Logistique Générale 

• Installation générale de l’espace sur terrasse nue 
• Respect de la vue et de l’ouverture du lieu (pas d’encombrement visuel)
• • Circulation fluide entre les zones 

1. Mobilier et Aménagement 

• Tables hautes et chaises hautes pour favoriser les échanges informels • Stands cosy et simples, non intrusifs, dans un esprit lounge/chic 

o Fonction : créer un point d’échange entreprise/visiteur 

o L’agence doit proposer un format de stand harmonieux avec l’ambiance soirée o Prévoir un éclairage doux intégré si possible 

• Un espace devra être aménagé pour accueillir une exposition-vente dédiée aux artisans  tunisiens. Il s’agira d’un petit marché regroupant une sélection de jeunes créateurs et  artisans locaux, choisis en amont par l’organisateur, dans le but de mettre en valeur le  savoir-faire local et la créativité tunisienne.

1. Espace Scène 

• Installation d’une scène sobre mais élégante 
• Intégration d’un grand écran LED ou projection adaptée 
• Sonorisation adaptée pour prises de parole et fond musical 
• Lumière d’ambiance + éclairage de scène bien étudié : 

o Mise en valeur du décor naturel 

o Bonne visibilité sans agresser l’ambiance 

1. Espace Presse / Interviews 

• Création d’un coin presse isolé acoustiquement du reste de la soirée o Prévoir séparation légère mais efficace (type cloisons, végétalisation, etc.) o Mobilier adapté pour les interviews (table, fauteuils, lumière douce) o Prévoir alimentation électrique et micro d’ambiance 

1. Espace Presse / Interviews 

• Création d’un coin presse isolé acoustiquement du reste de la soirée o Prévoir séparation légère mais efficace (type cloisons, végétalisation, etc.) o Mobilier adapté pour les interviews (table, fauteuils, lumière douce) o Prévoir alimentation électrique et micro d’ambiance 

1. Animations et ameublement de la soirée 

• Le prestataire devra proposer un programme d’animations musicales, de préférence à  thématique tunisienne. Toutefois, d’autres propositions créatives et pertinentes  pourront être étudiées, dans la mesure où elles contribuent à l’ambiance festive et  cohérente de l’événement 

4. Ce que l’agence NE prend PAS en charge 

• Restauration & boisson : entièrement gérée par l’hôtel 

5. Livrables attendus 

• Proposition visuelle de l’aménagement : plan 2D ou maquette 
• Détail technique des équipements (sono, lumière, stands…) 
• Planning de montage/démontage 
• Équipe dédiée sur place le jour J

6. Délais et processus de selection 

– Lancement de l’appel à prestation : 2 Mai 2025 

– Date limite de réception des offres : 12 Mai 2025 

– Sélection de l’agence : Troisième semaine de mai 2025 

– Démarrage de la collaboration : Fin mai 2025 

5. ✅ Critères de sélection 

– Pertinence et qualité de la proposition et du concept 

– Expérience dans l’organisation d’événements similaires (événement avec bailleus de fond ou  institution publique ) 

– Capacité de coordination et de gestion de grands volumes 

– Créativité et compréhension des enjeux 

– Rapport qualité/prix 

6. �� Contact 

Nom du responsable : Aicha Ennigrou 

Email : aicha.ennigrou@atuge.org 

Téléphone : +216 20 599 394

Bordereau de prix DSN