APPEL A DEVIS-PAMT2 Retour vers les opportunités

1. CONTEXTE

1.1. Présentation de CFI 

Canal France International : une agence publique d’appui aux médias 

CFI agit pour favoriser le développement des médias partout dans le monde et en particulier en Afrique  subsaharienne, dans le monde arabe et dans les pays du voisinage de l’Union européenne. Au cœur de  notre action : la lutte contre la désinformation, la promotion de l’égalité entre les femmes et les hommes,  la protection de l’environnement, la promotion de la démocratie et de l’engagement citoyen. CFI est un  opérateur du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et une filiale du Groupe France Médias  Monde.

1.2. Contexte de l’Appel à devis 

CFI souhaite faire recours à un prestataire assurant des missions d’Appui administratif et logistique auprès  des équipes de CFI et de ses partenaires chargés des activités d’assistance technique du Programme  d’Appui aux Médias Tunisiens (PAMT 2) financé par l’Union européenne pour une durée de 5 ans. Ce  programme est mis en œuvre par CFI dans le cadre d’un Consortium regroupant également ANSA, Article  19, Deutsche Welle Akademie, France Médias Monde, l’INA et Thomson Media.  

Le Programme d’Appui aux Médias Tunisiens (PAMT 2) vise à renforcer la liberté de la presse, améliorer  les compétences des professionnels des médias et promouvoir des médias indépendants et pluralistes en  Tunisie. En tant que prestataire, vous jouerez un rôle clé dans la réalisation de ces objectifs en assurant le  bon déroulement des opérations administratives et logistique du programme. 

Le présent Appel à devis a pour objet la définition des termes contractuels du futur contrat, ci-après  désigné « contrat », ultérieurement conclu entre CFI et le prestataire sélectionné. Les termes du contrat  énoncés dans le présent Appel à devis ont valeur prévisionnelle / informative et pourront faire l’objet de  modification unilatérale de la part de CFI préalablement à sa conclusion. 

2.1. Objet  

Le présent Appel à devis a pour objectif d’identifier un prestataire en capacité de soutenir la réalisation  des tâches administratives et logistiques liées à la mise en œuvre du programme PAMT2. Ce prestataire  soutiendra dans ce cadre l’assistante administrative et logistique et les Experts Principaux basés à Tunis,  ainsi que l’équipe projet basée à Paris dans la réalisation des activités du programme. Le présent Appel à  devis ne constitue pour aucune société candidate une promesse d’attribution du futur contrat.  

Le contrat conclu entre CFI et le prestataire choisi sera un contrat de prestation de services1soumis aux  dispositions du Code de la commande publique. 

2.2. Prestations prévisionnelles du contrat 

2.2.1.Description des prestations 

Les prestations confiées au prestataire seront, sur une moyenne estimée de dix-sept (17) jours facturables  par mois : 

1. Saisie informatique de documents internes et leur archivage : 

– Rédaction / impression / scan et double archivage (physique et réseau) de documents internes  ; 

– Insertion de données périodiques sur des supports de suivi interne ;  

– Centralisation, retranscription et mise en ligne de différentes données. 

1. Appui logistique aux activités du projet (formations, séminaires…) :  

– Préparation des enveloppes de remboursement de transport locaux et de per diem en lien  avec l’assistante administrative et logistique ; 

1 En application de l’Article L. 1111-4 du Code de la commande publique

– Préparation des formulaires de délivrances nominatifs pour les remboursements de transports  locaux et les per diem ; 

– Vérification téléphonique et/ou par email de la présence des participant.es aux activités  prévues ; 

– Délivrance des remboursements de transport aux participant.es aux activités et récolte des  formulaires de délivrance signés ; 

– Délivrance des per diem aux participant.es aux activités et récolte des formulaires de  délivrances signés ; 

– Récolte de formulaire de droits à l’image signés ; 

– Accueil sur le lieu de l’activité et coordination entre les experts, l’équipe du PAMT2, les  prestataires et les participant.es afin d’assurer le bon déroulement de l’activité (respect des  horaires, occupation des lieux, matériels disponibles et en marche…) ; 

– Coordination avec l’équipe communication et l’assistante administrative et logistique pour le  transport et la mise en place du matériel de visibilité lors des activités et évènements ;

– Coordination des déplacements en régions entre les experts et les prestataires de transports. 

1. Logistique du bureau PAMT2 :  

– Préparer les salles de réunion lorsque demandé par l’équipe du projet et l’assistante  administrative et logistique ;  

– Coordonner l’organisation des petites réparations du bureau avec l’assistante administrative et  logistique et les prestataires ;  

– Suivi de la maintenance du bureau ;  

– Suivi de l’état du mobilier ; 

– Suivi en lien avec l’assistance administrative et logistique du niveau de stock des goodies et  petites fournitures ; 

– Assurer l’accueil des visiteurs ; 

– Assurer le pointage des produits et fournitures à la réception des livraisons.2.2.1.1.2.2.1.1. 

Les langues de communication utilisées dans le cadre de cette Prestation seront le français et l’arabe.  

La durée du Contrat sera de dix-neuf (19) mois à compter de la date de signature par la dernière des deux  parties.  

Le contrat ne fera pas l’objet d’une reconduction. 

Les prestations seront exécutées dans les bureaux du PAMT2 aux Berges du Lac à Tunis, Tunisie. Le  prestataire pourra être amené à se déplacer ponctuellement dans les régions de la Tunisie sur demande  de CFI.  

Des réunions de travail et d’échanges pourront être organisées au siège de CFI (Issy-les-Moulineaux) ou  en visio-conférence.

5.1. Montant et forme des prix  

L’enveloppe financière maximale allouée à la réalisation des prestations dans le cadre du contrat s’élève  à onze mille quatre cents euros hors taxes (11 400 € HT). 

Les prestations du contrat sont réglées par un prix unitaire par jour presté fixé dans le devis estimatif daté  et signé par la société candidate. La moyenne de jours facturables est dix-sept (17) jours par mois – les  jours de week-end et jours fériés du calendrier tunisien ne sont pas facturables. 

Une feuille de temps, transmise mensuellement à CFI par le prestataire, devra renseigner le nombre de  jours prestés et les tâches réalisées par jour presté. Cette feuille de temps devra être transmise au plus  tard quinze (15) jours après la fin de chaque mois calendaire accompagnée de la facture mensuelle du  prestataire. 

5.2. Frais de mission 

Les frais éventuels relatifs aux missions (transport, hébergement, per diem, visa éventuel, etc.) seront  remboursés au prestataire au réel selon les procédures internes de CFI. Les missions doivent être  confirmées en amont par CFI et doivent faire l’objet d’un devis complémentaire soumis par le prestataire  à CFI pour validation. Le nombre de jours de prestation estimé inclue les jours d’intervention ainsi que les  jours de préparation et de voyage nécessaires à la réalisation des prestations. 

6.1. Contenu des propositions  

Toute proposition incomplète fera l’objet d’un refus de la part de CFI sans que la société candidate n’ait  la possibilité de la compléter.  

Chaque société candidate doit produire une proposition complète comprenant l’ensemble des pièces et  informations énumérées ci-après, sous peine d’être éliminée par CFI :  

1) Le CV contenant des informations détaillées sur les qualifications et l’expérience du prestataire ainsi que deux références ; 

2) Le Bordereau de Prix Unitaire (BPU), détaillant le prix unitaire et le prix total hors taxe (HT) des  prestations. 

Seuls les prix unitaires du devis ont valeur contractuelle et sont réputés fermes. Les quantités estimatives  fixées par CFI et le montant total estimatif n’ont pas de valeur contractuelle. 

L’ensemble de ces documents devra être rédigé en langue française par la société candidate sous peine  de voir sa proposition éliminée par CFI.

6.2. Conditions d’envoi des propositions  

La société candidate devra remettre sa proposition à l’adresse indiquée en page de garde du présent  Appel à devis.  

Les propositions complètes devront impérativement parvenir à CFI avant la date limite indiquée en page  de garde du présent Appel à devis. 

Seuls seront reçues les propositions qui ont été reçues au plus tard à la date et à l’heure limites  mentionnées en page de garde du présent Appel à devis. Les propositions qui sont reçues ou remises  après ces date et heure ne seront pas ouvertes.  

Une fois sélectionné le prestataire devra fournir à CFI des documents complémentaires2. 

6.3. Délai de validité des propositions 

Le délai de validité des propositions est fixé à soixante (60) jours calendaires à compter de la date limite  de remise des offres. 

En répondant au présent Appel à devis la société candidate a accepté sans réserve les conditions. Sa  candidature et son offre l’engagent pour toute la durée prévue au présent article.  

La société candidate ne peut se désengager avant expiration ce délai. 

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