Agent administratif – Tunisie-International IDEA Retour vers les opportunités

Le contexte

L’Institut pour la démocratie et l’assistance électorale (International IDEA) apporte son soutien au processus constitutionnel tunisien depuis 2011. Depuis l’entrée en vigueur de la constitution de 2014, International IDEA concentre une grande partie de ses efforts pour aider les institutions étatiques, la profession juridique et la société civile tunisiennes. de mettre en œuvre l’article 49, et notamment de mettre leurs pratiques en conformité avec le principe de proportionnalité, qui est prévu à l’article 49. Depuis mars 2019, International IDEA intensifie ses efforts dans ce sens, notamment en mettant en place une projet (le « Projet ») spécifiquement dédié à la promotion d’une prise de conscience plus approfondie de la manière dont la Constitution de 2014 en général et l’article 49 en particulier modifient le cadre de la protection des droits fondamentaux.

Le bureau de Tunis d’International IDEA cherche à recruter un agent administratif pour fournir un haut niveau de soutien administratif et logistique nécessaire au projet. Le titulaire sera responsable de la passation des marchés, de la logistique et de la gestion des opérations du bureau de Tunis conformément aux lois tunisiennes, aux politiques et procédures d’International IDEA ainsi qu’aux exigences des donateurs sous la supervision du responsable financier et administratif et sous la direction de l’agent principal de programme. .

Devoirs et responsabilités

Approvisionnement:

• Conformément aux règles, politiques et procédures d’International IDEA et aux exigences des donateurs, coordonne les actions d’approvisionnement entre les équipes de programme et des finances ;
• Prépare les sollicitations pour les biens et services requis ; recueille les cahiers des charges et les termes de référence des consultants ;
• Obtenir des devis, effectuer une analyse des offres et préparer la documentation d’approvisionnement pour examen ;
• Rédiger les contrats, accords et annexes requises ;
• Coordonne les processus d’appel d’offres conformément aux politiques d’International IDEA en coordination avec l’équipe du siège ;
• Développe et entretient des relations avec les fournisseurs et gère les fournisseurs tout au long de la période d’exécution du contrat afin d’assurer une livraison en temps opportun.
• Surveille les changements de politique d’approvisionnement d’International IDEA et adapte les procédures internes au besoin ;
• Coordonner avec les équipes de programme et des finances pour assurer la collecte en temps opportun de tous les documents requis et le paiement des factures finales aux fournisseurs et prestataires de services.

Logistique et opérations :

• Administre la planification logistique et l’exécution d’événements tels que réunions, séminaires, conférences, lancements, ateliers, etc. ;
• Gère l’organisation des activités du projet (chiffrage et réservation des lieux, liaison avec les participants, organisation des voyages, réservation d’hôtel, transport, etc.)
• Organise les déplacements du personnel, y compris le contrôle des coûts, les demandes et réclamations de voyage et autres exigences associées ;
• Assiste les consultants externes avec les préparatifs de voyage, les visas et autres exigences associées ;
• Préparer les budgets des événements et activités;

Gestion et classement

• Gère le classement de la documentation dans le système ERP conformément aux politiques et exigences d’International IDEA ;
• Prépare les rapports sur les dépenses des projets d’activité, en vérifiant toutes les pièces justificatives conformément aux règles et procédures d’International IDEA ainsi qu’aux exigences des donateurs ;
• Supervise le contrôle des dépenses dans les budgets des programmes et conseille les équipes sur les mesures d’économie possibles
• Prend en charge le suivi financier de toutes les activités liées au projet, en veillant au respect des règles, politiques et procédures d’International IDEA
• Surveille le programme de travail et le budget de l’unité et examine l’avancement des travaux par rapport aux activités prévues, en collaboration avec le supérieur hiérarchique ;

Profil général

• A développé des compétences spécialisées ou est polyvalente grâce à une formation liée à l’emploi et à une expérience de travail considérable ;
• Apporte une valeur considérable aux activités d’équipe de son unité et est susceptible d’agir comme une ressource informelle pour ses collègues ; collabore avec d’autres entités de l’Institut selon les besoins;
• Suivre les procédures internes pour garantir des normes de performance élevées et le respect des directives institutionnelles ;
• Agit conformément aux valeurs fondamentales d’International IDEA ; Respect, Intégrité et Professionnalisme ;
• Intègre une perspective de genre et de diversité dans toutes les activités.

Ligne hiérarchique

• Responsable Financier et Administratif

Éducation et expérience

• Diplôme d’études secondaires et, de préférence, formation en commerce et/ou secrétariat; la formation universitaire est considérée comme un avantage;
• Minimum de cinq (5) années d’expérience de travail dans un rôle similaire au sein de l’administration de projet, y compris la budgétisation, les coûts, le suivi, l’approvisionnement et la logistique ;
• Une expérience en planification logistique dans l’organisation de voyages et de conférences est requise ;
• Expérience de travail dans un contexte international, par exemple dans une organisation intergouvernementale, considérée comme un avantage.

Termes du contrat:

• Poste locale.
• Contrat à durée déterminée jusqu’au 31 mai 2023.
• Rémunération – TND 2 699 Brut par mois

Veuillez noter qu’il s’agit d’un poste local, International IDEA ne prendra en charge aucun frais lié à la réinstallation du candidat sélectionné au lieu d’affectation. Ce poste est ouvert aux personnes légalement autorisées à résider et à travailler en Tunisie pendant la durée du contrat. International IDEA n’est pas en mesure de prendre en charge les demandes de permis de travail.