Cahier des charges Agence événementielle : Gathering the DOT 2024

Montant maximal de la prestation 100 000,000 TND TTC

The Dot : 

The Dot est le 1er hub d’innovation digitale en Tunisie. Il offre un cadre regroupant les meilleures ressources pour accompagner les entrepreneurs innovants, renforcer l’écosystème entrepreneurial, stimuler l’innovation publique et privée et créer des connexions aux niveaux national, continental et international.

Il s’agit d’un partenariat public-privé, soutenu par le ministère des Technologies de la Communication, l’Union Européenne via le projet Innov’i, piloté par Expertise France ; la Fondation Tunisie pour le Développement, et la GIZ Tunisie.

La mission et les objectifs de The Dot sont :

1. Accélérer la création et le développement d’entreprises, en initiant des dispositifs complémentaires à ceux de l’écosystème existant
2. Faciliter les synergies nationales, régionales et internationales
3. Étendre l’écosystème entrepreneurial et d’innovation aux régions pour favoriser l’inclusion

sociale

1. Accélérer la transformation Digitale des secteurs publics et privés

La cible du projet

• Les structures d’accompagnement privées et publiques (Incubateurs, accélérateurs, espaces de coworking, pépinières d’entreprises, technopoles, association d’aides aux entrepreneurs, fondations…).
• Les organismes de formations (universités, écoles d’ingénieurs et de commerce).
• Les entrepreneurs et les startups tunisiens.
• Les acteurs publics et institutionnels.
• La diaspora.
• Les jeunes et le grand public.
• Les Medias

Contexte de la demande

The Dot va fêter sa troisième année depuis son lancement, à cet effet nous comptons célébrer et remercier les acteurs impliqués et la communauté en organisant un événement sur 2 parties :

• Partie 1 : Institutionnelle qui commence l’après-midi (les environs de 15h et pendant 2 heures) possiblement dans la salle polyvalente de The DOT, avec la présence des acteurs clés de l’écosystème et les médias, dans le but de faire la rétrospective de l’impact qu’a eu The Dot depuis sa création, avec un agenda contenant des vidéos témoignage nationaux et internationaux, panels et présentations avec chiffres clés.
• Partie 2 : Soirée cocktail dansant avec animation en la présence de la communauté The Dot. 

Livrables

Organisation d’un évènement qui aura lieu à The Dot :

• Date : vendredi 28/06 à partir de 15h.
• Espace : Terrasse 300m2 – The DOT
• Type : Partie 1 + Partie 2
• Invités : 300 personnes (avec 80 invités pour la partie 1)
• Musique (partie 2) : Live band / DJ pour la soirée.

L’agence voulant organiser notre 3ème Gathering devra nous faire une proposition d’aménagement d’espace prenant en compte la scénographie (avec écrans LED ou avec mapping vidéo)

• Une proposition de thème pour la soirée comprenant le line up pour la musique, un conducteur d’animation, ainsi que l’offre budgétaire.

Une option tente est à prendre en considération et à budgétiser, à activer en fonction de la météo.

I – Partie 1

• Aménagement
  • Press Wall institutionnel – Quantité 1
  • Chaises fauteuil – Quantité 6
  • Petites tables (cubes habillés vinyle) – Quantité 3
  • Photobooth simple – Quantité 1
  • Scène avec régie son et micros – Quantité : 1 (si en extérieur)
  • Ecran LED – Quantité : 1 (si en extérieur)
• Catering – Quantité pour un total de 80 personnes
  • Eau
  • Café
  • Nourriture sucrée
• Logistique (si à l’intérieur)
  • Petit buffet – Quantité : 1

               II – Partie 2

• Aménagement
  • Press Wall fun – Quantité 1
  • Photobooth 360° (pouvant supporter entre 1 et 10 personnes) – Quantité: 1
  • Espace de jeu (exemple : Roue de la fortune, Football Tic Tac Toe, etc.) – Quantité : 1
  • Gravity Box (chambre décor inversé) personnalisée selon le thème de la soirée – Quantité: 1
  • Vidéo Projecteur (assez puissant pour projeter sur la totalité de la façade de l’immeuble d’en face) ET/OÙ écran LED – Quantité: 1
  • Régie Son adapté à l’espace et au nombre prévu d’invités.
  • Régie Lumière personnalisé selon thème choisi et adapté à l’espace.
  • Estrade pour les musiciens – Quantité: 1

NB : L’agence peut aussi proposer d’autres éléments d’aménagement (des alternatives à la gravity box et espace de jeu).

• Catering – Quantité pour un total de 350 personnes
  • Eau / soft 
  • Nourriture salée / sucrée
  • Cocktails sans alcool

• Goodies – Quantité 350 – A noter que les éléments graphiques et design vous seront fournis
  • Merci de nous proposer des Goodies Fun & Eco-Friendly.

• Logistique
  • Tables hautes et rondes (Couleurs : Blanc – Terre – Transparent) – Quantité : 15
  • Buffet – Quantité : 1
  • Bar à cocktails – Quantité : 1
  • Grand Frigo – Quantité : 1
  • Vaisselle (pas de plastique) – Quantité pour 450 personnes
  • Agent d’accueil – Quantité : 2 (1 Fille + 1 Garçon)
  • Prestation photo / vidéo

• Présentation des offres

• Preuve d’enregistrement au registre des sociétés (RNE ou équivalent)
• Une offre technique, comprenant :
  • Une description de la méthodologie qui sera employée pour la réalisation des activités, 
  • le(s) Curriculum Vitae du (des) expert(s) désigné(s) pour la mise en œuvre des activités ( point de contact qui va gérer l’évènement).
  • Références similaires
• Une décomposition de l’offre financière au nom d’EXPERTISE France présentée sous la forme d’un bordereau de prix unitaires.

Adresse email de réception des offres : achat.tunisie@expertisefrance.fr