Agence événementielle de communication – FTD Retour vers les opportunités

Termes de Référence

Conférence régionale pour les startups

15 & 16 février 2024

Information

• Service attendu :  Appui pour l’Organisation d’une conférence régionale sur l’entrepreneuriat, intégrant les parties prenantes des écosystèmes de la région MENA
• Nombre d’agence à recruter : 1
• Type de contrat : Prestations de Services
• Lieu de la mission : The Dot, Lac 1
• Dates : 15 & 16 février 2024

Contexte

Le projet The DOT vise à soutenir l’écosystème de l’entrepreneuriat, de l’innovation et du numérique en Tunisie au travers de la création d’un lieu et d’une plateforme dédiée à son développement et à sa valorisation.

• Mission : Regrouper dans un même lieu les programmes / initiatives / services à la destination des jeunes, des entrepreneurs et l’écosystème dans sa globalité.
• Vision : Créer une dynamique d’innovation, de transformation et d’entrepreneuriat équitablement répartie sur nos régions.
• Valeurs :
  • Transformer l’économie numérique en une économie à plus haute valeur ajoutée.
  • Mettre les jeunes au cœur des services proposés.
  • Promouvoir les synergies entre tous les acteurs nationaux et régionaux.

Le projet The DOT est destiné à être une plateforme pour tout l’écosystème entrepreneurial, un lieu d’accueil pour les entrepreneurs de tout le pays et une vitrine pour l’innovation tunisienne. Il doit permettre de faciliter les connexions entre les acteurs et de favoriser le dialogue entre le secteur privé et les institutions publiques. Sont ainsi présents en son sein des acteurs technologiques et opérateurs du numérique, des programmes de formation, des programmes d’accompagnement des entreprises et des startups ainsi que les acteurs publics.

The Dot est le premier hub d’innovation digitale en Tunisie. C’est le fruit d’un partenariat public-privé porté par le Ministère des Technologies de la Communication et soutenu par le programme INNOV’I de l’Union Européenne, piloté par Expertise France; la GIZ et la Fondation Tunisie pour le Développement.

Bridge’up est un des programmes de The Dot, il s’agit d’une initiative soutenue par la Commission européenne en collaboration avec SPARK et The Dot . L’objectif de cette collaboration est de renforcer l’innovation en encourageant la coopération entre clusters et en soutenant les écosystèmes de start-up dans les pays du voisinage sud.

Bridge’Up opère avec un objectif clair : comprendre les dynamiques complexes de l’entreprenariat et de l’innovation en Tunisie, en Jordanie, au Liban et en Palestine. En s’associant à une structure désignée dans chaque pays, Bridge’Up cherche à capitaliser sur les mécanismes existants et à propulser les efforts de collaboration vers de nouveaux sommets.

Grâce à ce partenariat, The Dot contribue activement aux objectifs de Bridge’Up, en stimulant l’innovation et en favorisant la croissance des écosystèmes de start-up dans la région.

Ensemble, nous sommes prêts à faire des progrès significatifs dans le domaine de l’entrepreneuriat et à encourager une culture florissante de l’innovation dans les pays du voisinage sud.

Objectifs de l’événement

L’objectif est d’établir des liens entre les organisations des régions MENA et de renforcer les opportunités de collaboration. En outre, la conférence vise à donner un aperçu de l’état actuel de leurs écosystèmes entrepreneuriaux dans le but d’identifier des domaines communs de collaboration.

La conférence se concentrera sur:

• Le renforcement des connexions entre les SSOs des différents pays
• L’expansion des réseaux des partenaires invités;
• Facilitation de l’accès aux marchés internationaux pour les jeunes entreprises;
• L’innovation des services pour le développement de l’écosystème national et des pays partenaires;
• Le renforcement et la durabilité des écosystèmes des pays partenaires du projet

Déroulé de l’évènement

Le programme de la conférence se déroule du 15 au 16 février.

Prestations de l’agence

• Mise en place des différents espaces après repérage de l’espace effectué par l’agence sélectionnée et sous la supervision de l’équipe de The Dot:
  • Tente chapiteau noir (environ 300 m² soit 20m/15m)
  • Tente couloir environ 50 m²
  • Habillage sol en Feutrine & Estrade avec habillage
  • Champignon de chauffage (entre 4 et 6)
  • Ecran LED
  • Sono: minimum 5 micros baladeurs ou micros HF & régie son (incluant le régisseur)
  • Habillage lumière de l’espace extérieur (terrasse)
  • Aménagement scène (fauteuil table basse et éléments décoratifs)
  • Installation et Démontage du matériel des différents équipements
• Aménagement et décoration de l’espace reflétant la charte de The Dot et Bridge’up (les éléments de la charte seront partagés avec l’agence sélectionné au début de sa mission) ;
• Chaises & tables pour 120 personnes en fonction de la disposition proposée par l’agence sélectionnée et les dimensions de l’espace;
• Hôtesses d’accueil (2 minimum) ;
• Booth D’accueil
• Goodies
• Goodies VIP
• Photo Booth
• Habillage photo booth
• Badges
• Enregistrement photos & vidéos respectant les détails suivants:
  • Minimum 200 photos par jour
  • After movie de l’événement
• Catering : (à prévoir le matériel et la vaisselle nécessaires pour les services)
  • Jour 1: (pour 120 personnes)
    • Petit déjeuner: traditionnel tunisien à recommander par l’agence dans sa note technique
    • Déjeuner: sous forme de lunch Box (à prendre en considération les formules végétariennes en respectant 10% du public)
    • Pause café: sucrés & salés + boissons (sous recommandation de l’agence dans sa note technique)
    • Le cocktail dinatoire
  • Jour 2: (pour 120 personnes tout au long de la journée)
    • Petit déjeuner: sucrés & salés + boissons (sous recommandation de l’agence dans sa note technique)
    • Déjeuner: sous forme de lunch Box (à prendre en considération les formules végétariennes en respectant 10% du public)
    • Pause café: traditionnel tunisien à recommander par l’agence dans sa note technique)
  • Dîner Jour 2: (pour 50 personnes)
    • Lieu: non défini (à prendre en compte dans la proposition technique soumise par l’agence le caractère traditionnel de l’espace est fortement recommandée)
    • Format: Évènement de Networking

Public cible

La conférence est destinée aux différents acteurs de l’écosystème d’innovation et d’entrepreneuriat en Tunisie et aux partenaires et bailleurs de fonds du programme Bridge’Up.

L’événement s’adresse à un public de entre 100 et 150 personnes.

Livrables

A la fin de la mission, l’agence est appelée à fournir les livrables suivants qui seront validés par l’équipe de supervision de The Dot:

• Le contenu des photos et des vidéos (incluant les fichiers sources) & Aftermovie dans un délai de maximum 10 jours après la date de clôture de l’événement;
• Listes des participants signées
• Un rapport final sera réalisé à la fin de l’évènement ;

Confidentialité

Garantir la confidentialité et le respect du secret professionnel conformément à la législation en vigueur en s’abstenant de divulguer ou d’utiliser à d’autres fins les informations dont l’agence et ses différents collaborateurs auront à prendre connaissance à l’occasion de l’exécution de cette mission.

Fonctionnement 

La mission sera réalisée par une agence de communication et d’évènementiel ayant une bonne expérience dans l’organisation d’événements similaires. La mission sera menée sous la supervision de l’équipe The Dot et la en coordination avec SPARK.

Attribution du marché

Le marché sera attribué au prestataire le mieux disant sur la base de 70% des points de l’offre technique et 30% des points de l’offre financière. Le soumissionnaire qui a ce total de points le plus élevé sera retenu.

Le soumissionnaire retenu pourrait, au besoin, être invité aux négociations.

La comité de supervision à The Dot se réserve le droit de ne pas donner suite au présent appel d’offre, si aucune des offres reçues ne satisfait à ses attentes.