Administrative Assistant Accelerator Lab + SDG integration and Innovation Unit ( National specialist ) – PNUD عودة إلى الفرص

Description of task

Sous la supervision directe du lead de l’unité ODD intergration et innovation, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:

1) Soutien au fonctionnement efficace et efficient des unités (Accelerator Lab + unité d’intégration et d’innovation des ODD):

• Assure la pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlementations, politiques et stratégies de l’ONU / PNUD;
• Responsable de la collecte des factures et du dépôt des documents pour approbation et par la suite, traitement dans ATLAS ou envoi aux unités concernées au sein de l’unité des opérations;
• Télécharge des fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination (ATLAS);
• Répond à l’état des transactions du client et à d’autres demandes de renseignements;
• Contribution à la production de documents des unités respectives indiquant les procédures opérationnelles standard (SOPs).

2) Appui aux services administratifs et logistiques (événements et voyages)

• Soutenir les activités de renforcement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant avec les facilitateurs, les traiteurs et les hôtes;
• Arranger les horaires en assurant la communication avec les participants sur leur disponibilité;
• Assurer la liaison avec les points focaux du budget et section sur les coûts et les besoins;
• Préparer et mettre à jour les agendas des réunions et événements liés aux engagements de groupes de travail;
• Fournir une assistance dans la logistique des voyage des membres du personnel des unités (reseravtion de chauffeurs, hôtels….etc.)
• Assurer la liaison avec les points focaux de voyage concernés pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages;
• Informer les membres du personnel sur les questions liées aux questions administratives connexes telles que les visas, les autorisations de sécurité et les procédures de documentation;
• Extrait, saisit, mets à jour et vérifie l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation (ATLAS) pour garantir des transactions précises liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel;
• Surveiller la certification des voyages et fait rapport à l’équipe.

3) Suivi budgétaire

• Faire le monitoring les budgets et les dépenses financières des unités, assure le respect des règles et règlements du PNUD, tient le superviseur informé et conseillé sur les actions de décision / suivi, y compris le contrôle régulier de l’exécution du budget sur ATLAS.
• Fournir un soutien pour la révision / préparation du budget, l’état d’exécution, la détermination de la position d’utilisation du financement, la fermeture opérationnelle et financière.
• Préparer et maintenir les dossiers, les documents et les plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en oeuvre du projet.
• Effectuer des transactions dans ATLAS concernant les subventions pour sa section, telles que l’enregistrement des attributions de subventions et le suivi des subventions expirant.
• Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.

4) Communications et flux de travail

• Facilite les communications et le flux de travail des unités respectives pour améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats;
• Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.Communique les informations de routine et certaines informations non routinières relatives au travail de l’équipe;
• Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques; et s’assure que les sites Web inter / intra-net sont à jour et exacts.

5) Procurement

• Création de réquisitions sur ATLAS pour divers biens et services selon les instructions des unités et suivi avec les unités opérationnelles appropriées (achat, financement), comme indiqué dans les SOP des achats de bureau
• Facilite le traitement des contrats des consultants et partenaires externes qui fournissent un service aux unités. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans ATLAS et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
• Maintient des listes de fournisseurs à jour et assure la liaison avec les opérations pour la création de nouveaux fournisseurs si nécessaire