Administrateur Financier -WWF Retour vers les opportunités

Intitulé du Poste :    Administrateur Financier 

Rapporte au :          Directeur des affaires administratives et financières

Emplacement :         Tunis 

Date :                          Décembre 2022

I- Contexte

Le WWF est l’une des plus grandes organisations de conservation de la biodiversité au monde ; sa mission est d’enrayer la dégradation de l’environnement naturel de la planète et de construire un avenir dans lequel les humains vivent en harmonie avec la nature. 

Le WWF a commencé à opérer en Tunisie depuis 1994 et est actuellement présent avec des bureaux établis tant en Tunisie (WWF Mediterranean North Africa ou WWF NA) qu’au Maroc et met en œuvre le programme de conservation du WWF dans toute la région de l’Afrique du Nord pour sauvegarder les milieux naturels et les espèces qui y vivent, assurer la promotion de  modes de vie durables, former les décideurs, accompagner les citoyens dans leur effort de  réduction de leur empreinte écologique et contribuer à l’éducation environnementale des jeunes. 

1. Fonctions principales :

 Sous la supervision directe du responsable des F&A du WWF NA, ou de la personne déléguée à cette tâche, et en étroite coordination avec les gestionnaires du projet, l’administrateur prend en charge l’accomplissement et l’exécution des tâches administratives liées aux opérations générales du WWF NA et un ou des projets plus spécifique(s) («les projets») assignés par le superviseur avec, cependant, une grande indépendance, en faisant preuve d’initiative et de discernement. L’intéressé doit avoir une bonne connaissance des normes et politiques du réseau WWF, ainsi que des connaissances de base pertinentes de la législation locale (impôts, rapports financiers, gestion des ressources humaines) en Tunisie et dans les pays où les opérations WWF NA sont mises en œuvre. Il assurera une liaison efficace avec les autres membres du personnel des Unités Finance / Administration du WWF NA et d’une manière plus générale, avec les autres membres du personnel du WWF sur le projet qui lui est confié dans la région NA ainsi qu’avec les partenaires du projet WWF NA. 

En particulier, l’Administrateur sera responsable du cycle administratif et logistique global lié à la mise en œuvre des projets, y compris la budgétisation et les rapports financiers, l’appui aux opérations de vérification et d’audit, la gestion des recettes et des dépenses, la logistique et les déplacements du personnel de soutien ainsi que  les événements liés à la mise en œuvre des projets

III. Devoirs et responsabilités :

1. A) Budgétisation, administration et rapports financiers pertinents aux projets

1. Aider à la préparation des budgets annuels et de l’analyse des coûts pour le  WWF AN pour la structure organisationnelle du WWF NA à Tunis et pour les opérations et projets du WWF dans la région NA.
2. Surveiller et ajuster le budget des projets selon les besoins pour assurer le respect des conditions contractuelles des donateurs et des normes et politiques du WWF; surveille régulièrement l’état des dépenses des projets par rapport au budget alloués, préparer des prévisions et discuter de la réallocation potentielle du budget avec les gestionnaires de projets et le directeur F&A si nécessaire; aider à la préparation des avenants au contrat de projet au besoin.
3. S’assurer de la conformité des dépenses des projets avec les objectifs et le budget alloué; interagir étroitement avec les fonctions de comptabilité du WWF AN pour s’assurer que les transactions financières pertinentes aux  projets sont correctement enregistrées dans les comptes du WWF AN avec une référence appropriée au numéro de projet et aux codes budgétaires de manière à ce qu’ils puissent être facilement identifiés et distingués des autres transactions de projets du WWF AN aux fins du reporting des projets et des vérifications et opérations d’audit.
4. Soutenir le team en charge des projets dans la préparation des feuilles de temps mensuelles conformément aux exigences de reporting du donateur du projet en veillant à ce que le temps passé sur les projets soit correctement et précisément rapporté.
5. Répondre de la préparation des rapports financiers pour les projets assignés conformément aux contrats, d’autres bureaux du WWF ou des institutions donatrices; veiller à ce que les rapports financiers soient traités en temps opportun et conformément aux exigences des donateurs
6. Préparer let fournir les KPIs (par projet et globaux) et des analyses aux managers des programmes suivant un planning régulier des réunions régulières avec ces derniers- 
7. Prêter son assistance sur les procédures d’audit interne ou externe requises par la législation locale, d’autres bureaux du WWF ou des donateurs externes.
8. Répondre aux questions d’ordre administratif du responsable des finances et de l’administration du WWF Med NA, des chefs des projets attribués, des donateurs, de l’Unité des finances du WWF Med NA, du WWF International 

1. B) La gestion financiére 

1. Préparer et soumettre les demandes de financement aux donateurs du projet selon les conditions contractuelles ; surveiller la réception des paiements demandés par les donateurs et s’assurer qu’ils sont correctement enregistrés dans les comptes du WWF NA conformément aux références des donateurs et des projets.
2. Superviser et gérer le process financier de chaque projet au sein du portfolio entre autres fournir les informations nécessaires à intégrer dans le système 
3. Revue et approuver les informations liées aux projets au niveau du système de budgétisation 
4. Estimer et fournir les ressources financières nécessaires par projet.
5. Veiller au respect des conditions contractuelles et des obligations des partenaires de projets, en mettant particulièrement l’accent sur le reporting sur les projets, en fournissant des orientations et en veillant à la réception des rapports en temps voulu. 

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1. C) La gestion des contrats de subventions/donations

1. Coordonner avec les chefs de programmes pour développer des propositions de projet pour le compte du WWF AN, en particulier en ce qui concerne la préparation des budgets, les flux de trésorerie et l’analyse des coûts. Cela comprend la compréhension et la mise en œuvre des exigences des bailleurs de fonds en ce qui concerne l’éligibilité des coûts et les options de cofinancement. 
2. Examiner et contrôler les rapports financiers des partenaires du projet, des bénéficiaires ou des exécutants, en s’assurant que les dépenses sur le terrain sont conformes aux budgets contractuels approuvés. Effectuer des visites pour les contrôles administratifs dans les lieux où le travail sur le terrain des projets est mis en œuvre (ou dans d’autres bureaux du WWF en dehors de la Tunisie) lorsque cela est nécessaire pour s’assurer de la conformité aux règles des bailleurs principaux
3. Appuyer le DAF dans l’implémentation d’un programme de mise à niveau et dans la coordination des réunions avec les bénéficiaires et au sein du département finance.

1. D) La gestion de la comptabilité

• S’assurer de la correcte codification de toutes les dépenses affectées aux projets

1. E) Audit et revue

Assurer le suivi de toutes les recommandations relevées lors des audits

1. F) Assistance générale au responsable  F&A du WWF NA

S’assurer que les politiques et procédures financières et administratives du réseau WWF, des exigences comptables au niveau des projets sont correctement mises en œuvre.

1. Relations de travail :

1. En Interne : rend compte et interagit régulièrement avec le responsable F&A du WWF NA (le superviseur direct); coordonne étroitement et interagit avec le chef de projet principal et les autres membres de l’équipe des projets qui lui sont affectés

2. En Externe : Interagit avec une grande variété de personnes, y compris les organisations partenaires, les consultants externes, les donateurs, les fournisseurs, les consultants externes pour le paiement, les banques, les agences de voyage, les hôtels, les prestataires de services et les fournisseurs d’équipements.

IV- Exigences minimales et compétences :

– Diplôme universitaire dans le domaine de la comptabilité et / ou de l’administration

– 5 ans d’expérience professionnelle dans des domaines liés à la finance et à l’administration dans des ONG ou dans le secteur privé.

– Utilisateur avancé des applications MS Office (en particulier en ce qui concerne le traitement de texte, la préparation du budget et les tableurs, les systèmes d’enregistrement de bases de données, le courrier électronique).

– Excellentes compétences en communication verbale et écrite en langue maternelle et en français et anglais.

– Très bonne maîtrise de la planification financière, de la budgétisation, des contrats et des transactions bancaires

– Connaissance avancée des techniques comptables, des normes tunisiennes et des logiciels. 

 V- Compétences 

• Etre une personne qui se focalise sur les résultats avec une attention particuliére aux  détails et à la précision;
• Avoir une attitude positive et qui inspire la confiance avec une excellente conscience culturelle et une grande sensibilité;
• Intégrité personnelle et confidentialité élevée;
• Aptitude à travailler avec un esprit d’équipe
• Comprendre et illustrer les comportements du WWF;
• Capacité à gérer plusieurs tâches, à travailler sous pression et à respecter les délais tout en maintenant de bonnes relations de travail face à des demandes contradictoires;