انتداب مسؤول/ة إداري/ة ومالي/ة – المفكرة القانونية-تونس Retour vers les opportunités

يبحث مكتب المفكرة القانونية –تونس عن انتداب مكلف/ة بالإدارة والاتصال للعمل بدوام كامل

المفكرة القانونية ” جمعية غير ربحية للأبحاث والمناصرة، تأسست في لبنان سنة 2009، ولها فرع في تونس، يعنى بنشر ثقافة حقوق الإنسان والدفاع عنها وعن قيمها من خلال نشر نصوص وتحقيقات صحفية واعتماد القضاء ساحة لنشر قيم المجتمع الديمقراطي. تصدر المفكرة مجلة فصلية وورقات بحثيّة ودراسات وتحقيقات، بالإضافة إلى ما تنشره من مقالات بشكل مستمرّ على موقعها الكتروني.

وتتضمن مهامه/ها الأساسية المهام التالية:

في إعداد التقارير المالية والنثرية 

• إعداد تقارير النفقات الشهرية والتقارير المالية للمشاريع وتنظيم الوثائق الداعمة 

• متابعة تنفيذ الميزانية الخاصة بفرع  المفكرة القانونية في تونس

• إعداد التقارير النثرية بالتعاون مع فريق المفكرة في تونس

• التنسيق مع فريق المفكرة تونس بغرض إستكمال أدوات المراقبة والتقييم 

• مشاركة التقارير مع  نائب/ة المدير/ة التنفيذي/ة والمدير/ة المالي/ة للمفكرة القانونية

• المشاركة في تصميم المشاريع  بالتعاون مع نائب/ة المدير/ة التنفيذي/ة للمفكرة القانونية

• معاونة المكتب التنفيذي في بيروت والهيئة الإدارية في تونس في الوصول إلى ممولين جدد لفرع المفكرة تونس

في إدارة وتنفيذ المشاريع

• المساهمة في تنسيق مشاريع ونشاطات المفكرة القانونية بناءً على خطط عمل سليمة ومفصلة.

• المتابعة مع الفريق لضمان تنفيذ الأنشطة وفقاً للخطة السنوية للمفكرة تونس ووفقا لخطط المشاريع 

• تنظيم اللقاءات العامة التي يخططها الفرع ( اطلاق المطبوعات، ورش العمل، الجلسات الحوارية…) وفقاً لبروتوكول تنظيم المؤتمرات للمفكرة القانونية

• تطوير وتحديث قاعدة بيانات حديثة لجهات الاتصال بالمنظمة، بما في ذلك المتعاونين والمنظمات غير الحكومية والنشطاء ووسائل الإعلام والمستفيدين وما إلى ذلك.

في إدارة التوزيع

• تنظيم عمليات توزيع المطبوعات التي ينتجها الفرع 

• تطوير وتحديث جدول توزيع المجلة دورياً وكل ما دعت الحاجة.

في الإدارة المالية

• إدارة المدفوعات والنقد والسهر على انجاز كافة المدفوعات ضمن المهل المناسبة

• التواصل مع البنك لإعداد المعاملات عند الحاجة

• تطوير توقعات الميزانية الفصلية وتقديمها مع طلبات التحويل 

• التنسيق مع المدقق المالي لإعداد تقارير التدقيق السنوية

• التنسيق مع مكتب المحاسبة لدفع المستحقات الضريبية وإشتراكات الضمان الإجتماعي

في إدارة الموارد البشرية

• تطوير وتحديث قاعدة بيانات الموظفين والمتعاقدين بما في ذلك البيانات والوثائق (مثل تاريخ الانضمام والعقد والشهادات وما إلى ذلك)

• التأكد من دقة وصحة سجلات الموارد البشرية

• الحرص على تنفيذ إجراءات إدارة فعالة لشؤون الموظفين (إجازة سنوية، أيام مرضية، حضور، إلخ)

   

في إدارة الشراء

• شراء جميع المواد والمعدات المطلوبة بطريقة فعالة من حيث التكلفة وشفافة.

• شراء اللوازم والمعدات المكتبية والحفاظ على مستويات المخزون المناسبة.

•  التنسيق مع الموردين وإنشاء والحفاظ على علاقات عمل أخلاقية ومهنية معهم. تأكد من تسليم جميع الخدمات والمعدات المطلوبة في الوقت المحدد

•  الاحتفاظ بمعلومات المورد للعناصر المشتراة بانتظام.

في إدارة المكتب 

• تأمين حسن سير عمل المكتب اليومي.

• الرد على المكالمات الواردة، وعلى البريد، تلقي الرسائل وإعادة توجيها كما هو مطلوب.

• التواصل مع الجهات المعنية لتأمين الخدمات الأساسية (كهرباء، انترنت، مياه،…)

• التواصل مع الإدارات الرسمية لإعداد المعاملات عند الحاجة.

• تنظيم ارشيف الجمعية ومكتبة الفرع، وتطوير وصيانة جردة محدثة للأصول المكتبية والمطبوعات.