حتى تتمكن الجمعيات من أداء دورها الفعلي وتعزيز مصداقيتها لا بد أن تقدم لفئتها المستهدفة مجموعة من الحلول المجتمعية للمشاكل التي تم رصدها. يجب أن تكون هذه الحلول ذات صلة بالواقع المحلي و تتبلور في شكل مجموعة من المبادرات أوالمشاريع. يمكن أن تعتمد الجمعيات في إدارتها للمشاريع على 3 مراحل أساسية و هي التخطيط و التنفيذ و التقييم

الخطوة الأولى: التخطيط

يمثل التخطيط نقطة البداية في أي مشروع و ركيزة لنجاح اي مبادرة. تتمثل هذه الخطوة في تطوير خارطة طريق يتبعها أعضاء الفريق  باعتماد التمشي التالي

التحليل البيئي

يعتبر التحليل البيئي عملية مهمة فهو يلعب دورا أساسيا في تحليل المشكلة من خلال تحديد مواطن القوة والضعف داخل المنظمة وتوفير الفرص وحصر العوائق أو التهديدات المحتملة في البيئة الخارجية. و نقوم بتحليل المشكل بالاجابة على الاسئلة التالية

ما هي القضايا الرئيسية التي تهتم بها الجمعية؟

ما هي التحديات  التي تواجه الجمعية في عملها؟

ما هي الفرص والمخاطر في البيئة الخارجية التي تحيط بالجمعية؟

تحليل الأطراف الفاعلة
يمثل تشريك الفئات المستهدفة في جميع مراحل المشروع عنصرا هاما لإنجاحه. و لتحليل الأطراف الفاعلة يقوم  أعضاء الجمعية أولا  بإعداد قائمة بجميع الأطراف الفاعلة. ثم الاجابة على الاسئلة التالية

ما هي احتياجاتهم من المبادرة، من الجمعية؟ ما هي قدرتهم على المشاركة في المشروع ؟

ما هي مصالحهم من المشاركة في المشروع؟ ما هي مصالحهم التي تتعارض مع المشروع ؟

ما هي العلاقات بين الأطراف الفاعلة/ من يؤثر  في من؟

تحديد الأهداف

الهدف العام: يمكن الحصول على الهدف العام من خلال تغيير صياغة المشكلة الرئيسية الخاصة بك في بيان إيجابي، واصفا الوضع بما سيؤول إليه حين يتم حل المشكلة

الأهداف الخصوصية: إذا ارتبط الهدف العام مباشرة  بأهم المشاكل التي كنت قد حددناها  فإن الهدف الخصوصي  يرتبط مباشرة بأسباب هذه المشكلة

تحديد النتائج على ثلاث مستويات

المستوى الأول: الأثر:  و هو التغيير طويل الأمد المرجو تحقيقه. و يكون هذا التغيير على مستوى طرق حياة الناس

المستوى الثاني: المحاصيل: و هو التغيير المتوسط الأمد المرجو تحقيقه. و يكون هذا التغيير على مستوى سلوك الأفراد و المجتمعات و الترتيبات المؤسسية و التنظيمية

المستوى الثالث: المنتجات: و هو التغيير القصير الأمد المرجو تحقيقه. و يكون هذا التغيير على مستوى القدرات و المهارات و المعرفة و الخدمات التي تأتي من تنفيذ عدد من الأنشطة في مجال التدخل

تحديد الأنشطة

 تقوم الجمعية بتحديد الأنشطة بالرجوع الى المستوى الثالث من النتائج أي المنتجات وذلك بالاجابة على السؤال: ما الذي يمكن أن نفعله لبناء القدرات والمهارات  و المعرفة و الخدمات؟

إنشاء مخطط جانط

  مخطط جانط هو جدول زمني يمكن إستخدامه لتخطيط المهام وتمثيل تقدم المشروع بيانيا

تحديد خطة إدارة المخاطر

بعد تحديد النتائج المرجوة والانشطة المرافقة لها، يجب على الجمعية تحديد الافتراضات والمخاطر المتوقعة من المبادرة المرجو تنفيذها. وهذا من شأنه أن يساعد هذه الجمعية ان تكون اكثر مرونة و قادرة على الصمود أمام الصعوبات التي بإمكانها حرفك عن مسار نجاح المشروع و يمكن تفاديها إذا أعددنا قائمة في بداية المشروع

الخطوة الثانية: تنفيذ المشروع

يمثل التنفيذ تحدي للمشرفين على الجمعية اذ ان التنفيذ يأخذ بعين الاعتبار عديد العناصر لعل أهمها تحديد الموارد المتاحة  ( البشرية و المالية و التقنية) و احترام المدة الزمنية المحددة للمبادرة

لضمان حسن إدارة المبادرة، على المشرفين على الجمعية الرجوع الى الانشطة التي تم تصميمها في مرحلة التخطيط و تفريعها على عدد من الأنشطة مع تحديد الموارد اللازمة لتنفيذ كل نشاط. كما يجب الأخذ بعين الاعتبار مرحلة الاستعداد للنشاط

 من ثم، يقوم المشرفين على المشروع بتصميم خطة التنفيذ و جعلها اداة لمتابعة تحقق انشطة المبادرة

الخطوة الثالثة: متابعة وتقييم المشروع

المتابعة هي عملية دورية و منتظمة تهدف الى تحسين نجاعة المبادرة  و تكون على المدى القصير. يمكن للمشرفين على المبادرة

متابعة خطة العمل ومدى رضا الفئات المستهدفة ومواءمة أنشطة المبادرة لتطلعاتها. كما يمكنهم متابعة مؤشرات النجاح. و هو يوفر  مادة للتقييمات المرحلية . يقوم بعملية المتابعة بالأساس المسؤول على المبادرة.

 أما التقييم فهو مرحلي (المراحل الكبرى لحياة المبادرة) و يهدف الى تطوير المشاريع والبرامج القادمة ويكون على المدى البعيد. ويقوم المشرفون على المشروع بتقييم الأهداف العامة للمشروع و الاستراتيجيات.

يوفر التقييم قاعدة معرفية للتخطيط ويقوم به المسؤولون على المبادرة أساسا والشركاء والممولين  كما يمكن الاستعانة بخبراء خارجيين

يتم قياس تقدم المشروع من خلال مؤشرات قياس الأداء التي يجب أن تكون قابلة للتحقق موضوعيا للتأكد من مدى تحقيق النتائج المنتظرة