خطوات أساسية لتطبيق التخطيط العكسي

من أجل النجاح في مشروع أو حدث، من الضروري معرفة كيفية إدارة وقتك. ومن هنا تأتي الحاجة إلى إتقان الأدوات التنظيمية مثل التخطيط العكسي

ما هو التخطيط العكسي؟

التخطيط العكسي هو تقويم يُستخدم كأداة لتحرير حدث أو مشروع

يتم سرد جميع المهام التحضيرية والضرورية لتنفيذ أي عمل مدرجة في القائمة، مع الشخص ( كل الأشخاص) المسؤول(ين) والموعد النهائي

مبدأ هذه الأداة هو تحديد التواريخ التي يجب أن يتم تنفيذ “العمل” فيها وتوزيع مهام كل شخص، كما أنه يساعد في بناء عملية تنفيذ ويسمح لك بتصور مراحل مشروعك بمرور الوقت

المراحل الأربع للتخطيط العكسي

المرحلة الأولى : تحديد المهام اللازمة لإنجاز المشروع

المرحلة الثانية : وضع المهام بترتيب زمني للإنجاز: في هذه الخطوة، يجب أن يكون لديك منطق معين بمعنى أن بعض المهام يجب أن تتم بشكل منهجي قبل غيرها

المرحلة الثالثة : تحديد مواعيد المراحل المختلفة للمشروع

المرحلة الرابعة : إنشاء مخطط جانت

يتيح لك مخطط جانت تمثيل تقدم المشروع بيانياً

يتم استخدام هذه الأداة من قبل جميع مديري المشاريع تقريبًا في جميع القطاعات لأنها سهلة الفهم نسبيًا وتمثل وسيلة جيدة للتواصل بين مختلف الجهات الفاعلة في المشروع

بمجرد تحديد المهام والتواريخ والتقدم، يمكننا الانتقال إلى تطوير الرسم التخطيطي

اخترنا استخدام  toms’planner (برنامج تخطيط مجاني رائع) لشرح مخطط جانت لك

 في العمود الأول يتعلق الأمر بسرد المهام التي يجب عليك إنجازها ؛ يمكنك تجميعهم في أقسام مثل الاتصالات والمعدات والجهات الراعية وما إلى ذلك

في عمود “المندوب” سوف تقوم بتعيين المهمة إلى الشخص (الأشخاص) الذي سيهتم بها

في عمود “الحالة” ، يجب أن تصف التقدم المحرز في كل مهمة: قيد التقدم ، تم إنجازه ، متأخر ، إلخ

سيسمح لك هذا الجزء بمشاهدة المهمة ومفوضها وتقدمها والفترة التي تمتد خلالها

هذا هو جدول أعمال الرسم التخطيطي، حيث نحتاج إلى تحديد مدة المهمة (من 11/24 إلى 12/12) في مثالنا

بشكل تنسيقي جدا ، الرسم البياني لجانت يبدو هكذا

بعض النصائح لعمل التخطيط الرجعي

انتقل من العام إلى الخاص: عليك أن تبدأ من الهدف الأكثر عمومية وتقسيمه تدريجيًا إلى أهداف فرعية ، لبناء مخطط انسيابي للمهام

إذا كان هدفك على سبيل المثال هو رعاية مؤتمر ، فسيكون لديك هذا التوجيه: القيام برعاية مؤتمر> توقع السوق> تحديد الشركات المستهدفة> البحث عن تفاصيل الاتصال الخاصة بهم> الاتصال بهم لتقديم العرض

يمكنك حتى تقسيم جهة الاتصال إلى: الاتصال بهم لتقديم العرض> الحصول على أول اتصال هاتفي> إرسال نشرة الإصدار> المتابعة عن طريق البريد الإلكتروني

كن على علم بالعوائق: يجب أن تكون منتبهاً للموارد (البشرية ، المالية ، إلخ) الموجودة تحت تصرفك فقد تكون معتمدة على الأحداث الخارجية

على سبيل المثال ، لكي تتمكن من أداء مهمة “إرسال الكتالوجات” ، يجب أن تكون قد سلمت عن طريق المطبعة. لذلك يجب أن يكون الشخص المسؤول عن هذه المهمة مسؤولا عن حالة تقدم الطرد  وكذلك أي تأخير يطرأ