Budget prévisionnel : Élaboration et suivi

Le budget prévisionnel est un excellent outil de gestion de projet. Il permet de répertorier l’ensemble des dépenses et des recettes dont dépendront votre projet.

Il vous aide donc à mieux maîtriser les coûts et de vous protéger contre une gestion non adéquate de vos ressources. Il fait ainsi office de feuille de route tout au long de l’exercice de l’activité.

 Comment ce présente il ?

Le budget prévisionnel est un tableau qui présente l’état financier de votre projet pour l’année en cours ou à venir.

En partant de chiffres réels et en les projetant sur une période déterminée, vous allez élaborer des hypothèses de développement plus au moins précises. Ainsi, votre budget prévisionnel ne doit pas être qu’une somme de calculs vagues mais doit reposer sur des estimations rigoureusement étudiées et vérifiées.

Comment l’élaborer ?

Première étape:

Lister toutes les dépenses de votre projet; Pour vous aider dans cette tâche, reprenez votre rétro-planning.

Si vous n’avez pas encore lu notre article sur les rétroplanning c’est par là

Ensuite, regroupez les tâches par “groupes” de dépenses. Par exemple : « achat de matériel », « communication », « frais de restauration ».etc

Deuxième étape:

Cette étape est la plus délicate car il faut calculer les coûts et surtout chiffrer juste.

Après avoir définit à l’avance le coût total du projet, vous serez amené à allouer une somme à chaque activité.

L’important est de ne pas chiffrer trop bas, au risque de se retrouver sans argent au beau milieu du projet et de ne pas chiffrer trop haut non plus car vous risquez de ne pas convaincre vos partenaires avec des coûts exorbitants.

Pour tenter d’être le plus pertinent possible dans vos calculs n’hésitez pas à demander des devis, faites une demande auprès de trois prestataires différents et faites la moyenne des trois devis présentés.

IL arrive souvent qu’on sous-estime les charges ou qu’on surestime les produits, il est donc conseillé d’établir un budget prévisionnel en incluant une provision (mais pas plus de 5% du budget global).

3 ème étape:

Le moment est venu maintenant de mettre en forme votre budget.

S’il n’y a aucune exigence de présentation, vous pouvez opter pour une mise en forme par postes de dépenses comme dans l’exemple ci-dessous, c’est la plus explicite et probablement la plus simple à construire.

Pour un exemple très détaille de budget provisionnel vous pouvez Consulter le budget provisionnel de l’association

Comment l’utiliser ?

Une fois que votre budget prévisionnel terminé vous devez maintenant apprendre à l’exploiter.

Vous devez comparer régulièrement (chaque trimestre par  exemple) les performances réalisées avec celles budgétées. Si votre association colle à son budget prévisionnel, tant mieux. Si ce n’est pas le cas, ce n’est pas grave, vous devez cerner la cause des écarts et réagir pour contrer les dérives.

Cependant si vos réalisations ne correspondent pas du tout à vos prévisions, n’hésitez pas à pratiquer ce qu’on appelle les ” reprévisions “ c.à.d  établissez un nouveau budget prévisionnel plus conforme à la réalité.

Remarque: Pour bien exploiter  un budget prévisionnel, il faut le diffuser aussi largement que possible au sein de l’association. Selon un schéma idéal, chaque membre est informé des objectifs généraux et se voit fixer des objectifs individuels clairs.