NDI Tunisie recrute un(e) Chargé(e) des opérations et de l’administration Retour vers les opportunités

L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI ou l’Institut) est une organisation non gouvernementale, à but non lucratif et non partisane, qui œuvre pour le renforcement et le développement de la démocratie de par le monde. Faisant appel à un réseau mondial d’experts volontaires, le NDI octroi un appui technique aux partis politiques, élus et organisations de la société civile qui travaillent à l’établissement des valeurs et institutions démocratiques dans leur pays. Pour plus d’informations sur l’organisation, visiter notre site 

CONTEXTE :

L’Institut est à la recherche d’un(e)Chargé(e)des Opérations et de l’Administrationpour faire partie de l’équipe duNDI-Tunisie (basée à Tunis) afin d’assister la direction et les équipes programmatique dans l’implémentation de leurs activités et dans la gestion des affaires courantes du bureau. Le/la chargé(e) servira comme soutient principal au Directeur, aux équipes programmatiques et logistiques sur les aspects logistiques, opérationnels et administratifs.Le/la chargé(e) des Opérations et de l’Administration se reporteradirectement au Directeur du bureau.

PRÉREQUIS:

Les candidats doivent être de nationalité Tunisienne, être fonctionnels en français et en arabe (parlé, écrit, compréhension) ; la maîtrise de l’anglais serait un atout. Les candidats désireux de postuler doivent être diplômés d’un programme de l’enseignement supérieur d’une discipline pertinente –par exemple enadministration ou le management –et doivent bénéficier d’au moins quatre (4) ans d’expérience professionnelle.  Trois références professionnelles seront demandées.

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE ET DES RESPONSABILITÉS :

En lien avec le volet opérations :

• Travailler avec les membres du personnel, les formateurs, les consultants, les hôtels et agences de voyages pour assurer l’organisation des événements tels que les formations, les conférences et les déplacements/voyages, (réservations de chambre d’hôtel, octroi de l’équipement, etc.).
• Assurer l’aspect logistique et réglementaire des arrivés et de départs des expatriés résidents et consultants internationaux.
• Coordonner les mouvements des chauffeurs et de leurs appuis logistiques aux programmes et au bureau.
• Assurer le bon fonctionnement et la bonne condition des lieux de travail, de résidence et de l’équipement du NDI-Tunisie, prévoir et assurer l’exécution des travaux nécessaires en collaboration avec l’assistant logisticien.

En lien avec le volet de l’administration :

• Assurer la négociation et la rédaction des contrats (prix et termes de référence) avec les fournisseurs de services tels que : propriétaires/ hôtels, services d’impression, traduction, location de véhicule, service de gardiennage, fourniture de bureau, etc.
• Entretenir la relation avec les fournisseurs de services et consultants NDI, veuiller à l’observation des politiques et procédures du NDI pour ce qui est des achats, incluant la collecte des devis.
• Effectuer les recherches et entreprendre les démarches nécessaires pour s’assurer que l’organisation adhère et à la loi Tunisienne et aux procédures NDI.
• Classifier et archiver les documents administratifs du NDI.
• Gérer le réseau informatique du bureau et offrir de l’assistance au dépannage des utilisateurs pour les problèmes informatiques plus ou moins complexes.
• Agir comme superviseur et coordinateur de l’assistant administratif, des chauffeurs, gardiens, responsable de l’entretien ménager et du jardinier.
• Assister les expatriés et visiteurs dans la procédure d’obtention de visa ou de cartes de résidence (rédiger les lettres officielles, démarcher les ambassades et le ministère de l’Intérieur)

Ressources humaines

• Assister au processus de recrutement internes (collecte et pré-sélection des CV) et d’émission/ renouvellement de contrats : incluant l’organisation des entrevues, la supervision des tests, etc.
• Fournir les briefings introductifs liés à l’intégration et l’orientation des nouvelles recrues sur les procédures et les politiques NDI.
• Assurer la gestion des dossiers administratifs des employés du NDI : mise à jour, classification, archivage (format papier et Google drive), incluant le système de planning et du registre des congés des employés.

Sécurité

• Garantir la mise à jourrégulière du manuel sécuritaire du NDI-Tunisie, du « phone tree» et de la liste des contacts d’urgence.
• Fournis les briefings sécuritaires aux visiteurs internationaux et nouvelles recrues.
• Aider à la coordination et à l’implémentation des mesures sécuritaires en cas d’urgence ou d’accident.