Mercy Corps recrute un(e) assistant(e) des finances et de l’administration basé(e ) à Médenine. Retour vers les opportunités

Intitulé du poste : Assistant(e) finances et administration

Département : Finance

Lieu d’affectation: Médenine

Catégorie du poste :  Plein temps ET Régulier

Responsabilité de supervision : Aucune

Rend compte directement : Responsable des finances adjointe et Responsable des opérations

Travaille directement avec : Responsables de programme, Assistant logistique, équipes finances, opérations, programmes à Médenine et Tunis

PRESENTATION DE MERCY CORPS :

Mercy corps, organisation non-gouvernementale international d’aide au développement, présente en Tunisie depuis 2011, contribue à:

• Améliorer l’insertion professionnelle des jeunes en développant des opportunités d’employabilité et d’entreprenariat ;
•  Soutenir l’inclusion financière des populations vulnérables, tels les jeunes, les femmes et les populations rurales ;
•  Stimuler le développement de marchés dans les secteurs porteurs pour la création d’emploi ;
•  Promouvoir la gouvernance locale en encourageant le dialogue constructif entre la société civile, les autorités locales et le secteur privé.
•  Contribuer à un environnement inclusif pour réduire les causes de marginalisation, de radicalisation et de migration pour les populations vulnérables.

PRESENTATION DU DEPARTEMENT:

Le Département des Finances de Mercy Corps est responsable de toutes les fonctions financières en Tunisie, y compris la comptabilité, les paiements et opérations bancaires, le calcul et paiement des salaires, la gestion budgétaire, le reporting financier, et la gestion financière et de la conformité des subventions reçues. Le Département des Finances de Mercy Corps s’assure de la conformité avec les règles des donateurs et les règlements et procédures internes de Mercy Corps. Dans son rôle de support du Département des Programmes, le Département des Finances fournit les rapports financiers pertinents et l’assistance au Directeur Pays et aux équipes programmatiques pour s’assurer que les ressources financières sont utilisées d’une manière efficace et effective.

RESUME GÉNÉRAL DU POSTE:

Travaillant au sein du département des finances, sous la direction de la Responsable adjointe aux finances, l’Assistant(e) finances et administration procèdera à la gestion des paiements en conformité avec les règles internes de Mercy Corps. L’Assistant(e) finances et administration est également en charge de l’administration du bureau et des activités des projets de développement mis en oeuvre.

FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE :

GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE :

• Assurer la revue financière des contrats de prestation de service, demandes de paiements, notes de frais de déplacement et opérationnels, dans les limites financières définies pour le poste (contrôles : dépense autorisée, budgétée, conforme aux régulations, correctement codée, calculs corrects, correctement documentée) ;
•  Effectuer les paiements quotidiens des transactions approuvées, et assurer la gestion de la caisse du bureau de Jendouba ;
•  Assurer la bonne gestion des avances du bureau Jendouba (approvisionnement et nettoyage a temps) et des autorisations de déplacement ;
•  Enregistrer les transactions de la caisse quotidiennement dans le logiciel de gestion financière ;
•  Coordonner avec le bureau principal pour assurer le paiement à temps des dossiers payés par virement ;
•  Effectuer les comptages de caisse (Cash counts) selon les périodicités définies dans les procédures, tout en s’assurant de l’exactitude du solde de la caisse par rapport au solde du grand livre ;
•  Déterminer le montant d’approvisionnement à demander au bureau principal, en collaboration avec le personnel programme ;
•  Maintenir un système de classement des documents papier et des fichiers électroniques conforme aux exigences des procédures ;
•  Assister la personne en charge du suivi des partenaires pour le suivi et le contrôle des rapports financiers soumis par les partenaires à Mercy Corps ;
•  Contribuer au développement et à la mise à jour des documents qualité (notamment instructions de travail) relatifs à la gestion des finances.

GESTION ADMINISTRATIVE :

•  Effectuer les réservations d’hôtels nécessaires aux déplacements des collègues et visiteurs ;
•  Préparer les comptes rendus des réunions d’équipes ;
•  Préparer tous les documents administratifs nécessaires pour les employés ou l’organisation ;
•  Maintenir un système de classement des documents administratifs suivant les procédures Mercy Corps ;
•  Aider le personnel avec les tâches administratives en conformité avec les régulations de Mercy Corps.

GESTION DU BUREAU:

•  Préparation des réunions au bureau ;
•  Accueillir tous les visiteurs et recevoir les livraisons, courriers, etc ;
•  Envoyer et recevoir les fax, mails électroniques et autres communications ;
•  Maintenir les panneaux d’affichage administratifs à jour ;
•  Assurer que le ménage soit réalisé dans les bureaux et suivre la qualité du travail des employés de ménage (horaire, pauses, sorties, etc).

AUTRES :

•  Se conduit professionnellement et personnellement de manière à apporter honneur et crédibilité à Mercy Corps et à ne pas compromettre sa mission humanitaire ;
•  Toutes autres responsabilités qui sont assignées selon les besoins.

ELEMENTS DE SUCCES POUR CE POSTE:

Une bonne compréhension de l’éthique des finances et de l’achat, et la volonté et la capacité de faire respecter l’application des réglementations et procédures de Mercy Corps et de ses donateurs sont essentielles. Un très haut niveau d’intégrité, honnêteté et transparence dans toutes manipulations d’espèces sont absolument essentielles. La capacité de dialoguer avec les employés nationaux et internationaux est requise. La capacité d’effectuer le travail rapidement et précisément, de respecter les délais et de traiter l’information pour soutenir l’évolution des activités consécutive aux changements des programmes est nécessaire

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL

Dans le cadre de notre engagement envers l’apprentissage organisationnel et à l’appui de notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les collectivités qu’ils desservent- nous attendons de tous les membres de l’équipe de verser 5% de leur temps à des activités d’apprentissage qui bénéficient Mercy Corps ainsi qu’eux-mêmes.

LES RESPONSABILITES ENVERS LES BENEFICIARES

Les membres de l’équipe Mercy Corps sont attendus pour soutenir tous les efforts en vue de la reddition de comptes, en particulier à nos bénéficiaires et aux normes internationales directeurs internationaux de secours et de développement, tout en s’engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de notre champ projets.