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L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI) recrute un(e) Assistant (e) Administratif (ve) Retour vers les opportunités


Institut National Démocratique

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Échéance

09 Mai 2019 Il y a 4 mois

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Détails de l'opportunité

Régions concernées par cette opportunité: Tunis et 1 autre(s) régions

L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI ou l’Institut) est une organisation non gouvernementale, à but non lucratif et non partisane, qui œuvre pour le renforcement et le développement de la démocratie de par le monde. Faisant appel à un réseau mondial d’experts volontaires, le NDI octroi un appui technique aux partis politiques, élus et organisations de la société civile qui travaillent à l’établissement des valeurs et institutions démocratiques dans leur pays. Pour plus d’informations sur l’organisation, visiter notre site : www.ndi.org

Le NDI-Tunisie est à la recherche d’un/une assistant/e administratif/ve pour se joindre à son équipe. Il/elletravaillera sous la supervision de la Directrice Administrative et Financière et appuiera tous les membres du personnel du NDI-Tunisie dans les aspects administratifs.

  • Poste a plein temps, basé à Tunis.
  • Rend compte directement : DAF et Directeur Bureau
  • Catégorie : Poste à plein temps et régulier.

Principales tâches

  • Gestion administrative
    • Gérer les courriers généraux du bureau (entrants, sortants) et les appels téléphoniques ;
    • Gérer les contacts avec les visiteurs et le personnel,
    • Préparer les réunions au bureau (salle, pause-café, équipements.), prendre des notes et partager le compte rendu.
    • Réaliser le traitement administratif de dossiers (rédaction etmise en forme de documents, classement et archivage, impressions, etc.) en veillant à la confidentialité des informations.
    • Gérer et mettre régulièrement à jour la base de données des contacts, incluant les fournisseurs et partenaires de l’organisation, ainsi que la base de donnée des publications du NDI ;
    • Aide à la traduction/interprétation ponctuelle si nécessaire (français / arabe / anglais) ;
    • Assister aux audits, et assurer le suivi des recommandations en matière de gestion administrative.
    • Assister au processus de recrutement internes (collecte et pré-sélection des CV, organisation des entrevues, supervision des tests, etc).
    • Collecter les timesheet du staff.
    • Gérer en interne et en externe les dossiers de l`assurance complémentaire.
    • Toute autre tâche requise par les superviseurs et nécessaire au bon fonctionnement du bureau.
  • Planification des Evènements
    • Assurer la planification logistique et l`organisation d’événements et d’ateliers (réservation d`hôtel, mise à disposition d’espaces, du matériel, etc.) en assurant la liaison avec le personnel des hôtels ou encore des contractants ;
    • Prépare les documents nécessaires pour les approbations et les décaissements en vue des achats et de respect des politiques de l’organisation y étant lié (recherche des devis comparatifs, préparation de bons de commande, etc.)

Critères d'éligibilité

  • Niveau Bac + 3
  • Expérience en assistance administrative, de préférence dans le milieu associatif/ONG
  • Maîtrise du français et de l`anglais
  • Maîtrise de l'outil informatique (Word et Excel)
  • Forte capacité d'organisation
  • Excellentes capacités de communication interpersonnelles et attention aux détails
  • Responsable, flexible, motivé, bonne moralité
  • Attitude et Apparence professionnelle
  • Aptitude à travailler en équipe et sous pression
  • Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel

L'opportunité a expiré

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Offre d'emploi Publié sur Jamaity le 3 mai 2019


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