L’Association du Barreau Américain lance un appel à consultation pour développer une base de données et d’un système de gestion de l’information sur les violences contre les femmes en Tunisie Retour vers les opportunités

Objectif

Cet appel à propositions (AP) fournit toutes les informations nécessaires aux candidats intéressés (« Soumissionnaires ») pour leur permettre de préparer et de soumettre leurs propositions auprès de l’Initiative de l’Etat de Droit de l’Association du Barreau Américain en Tunisie.

Département Emetteur :

L’Initiative de l’Etat de Droit en Tunisie a émis cet AP au nom de l’Association du Barreau Américain. Le point focal de l’ABA pour cet AP doit être l’employé responsable de l’émission de cet AP, Naureen Haque haque@abaroli.org et Amel Arfaoui, amel.arfaoui@abaroli.org ;

Livrables du programme :

Avec la coordination de ABA ROLI, le Contractant aura à développer et à concevoir un logiciel pour le système de gestion de l’information (IMS), une plateforme sécurisée sur cloud pour collecter, traiter et gérer les données relatives aux violences contre les femmes en Tunisie. Le Contractant développera le logiciel avec la coordination de ABA ROLI et de ses partenaires.

Type de contrat :

Le contrat doit être conforme à la politique contractuelle de ABA et revu par le Bureau du Conseil Général de ABA. Les entités sous-tutelle de ABA ne disposent pas de personnalité juridique pour pouvoir conclure des contrats en leur propre nom. Tous les contrats doivent être conclus au nom de l’Association du Barreau Américain. Le département émetteur peut à sa discrétion entreprendre des négociations avec les fournisseurs qui, de l’avis du département émetteur, paraissent être éligibles, responsables et capables de réaliser le projet ou de fournir les biens. Seuls les employés autorisés par le Directeur Exécutif de ABA et le responsable des opérations ont autorité pour mettre en œuvre les accords contractuels au nom de ABA.

Rejet des offres :

L’employé(e) en charge de l’AP se réserve le droit, à sa seule et entière discrétion, de rejeter toute offre reçue à la suite de cet AP.

Frais encourus :

L’ABA n’est pas responsable des frais encourus par le Soumissionnaire pour la préparation et la soumission de son offre, dans le processus de l’AP ou dans l’attente de l’adjudication du contrat.

Questions et réponses :

Si un Soumissionnaire a des questions concernant cet AP, celles-ci devront être envoyées par courrier électronique à l’employé émetteur désigné dans la section 1.2 de l’AP. Si le Soumissionnaire a des questions, elles doivent être envoyées par courrier électronique au plus tard à la date indiquée dans le calendrier des soumissions. Le Soumissionnaire doit s’abstenir d’essayer de contacter l’employé(e) en charge de l’offre par tout autre moyen. Toutes les questions et toutes les réponses seront fournies aux Soumissionnaires avant la date limite indiquée dans le calendrier des soumissions.

Date de réponse :

Pour passer à l’étape de sélection, la soumission électronique doit parvenir à l’employé(e) en charge du présent appel à propositions à la date spécifiée dans le calendrier des soumissions.

Pour que les offres soient prises en considération, les Soumissionnaires doivent soumettre une réponse complète au présent AP, en utilisant le format fourni à la section 2.0, et transmettre une copie électronique au format PDF à l’employé(e) en charge du présent AP. Le Soumissionnaire ne doit transmettre sa proposition à aucun autre soumissionnaire ou employé ou consultant de ABA. Un responsable autorisé à engager le soumissionnaire à ses dispositions est tenu de signer la proposition en annexe A. Pour le présent AP, l’offre doit demeurer valable jusqu’à exécution totale du contrat. Si la soumission est sélectionnée par l’employé(e) en charge de l’AP, le contenu de l’offre du Soumissionnaire retenue constitue alors les obligations contractuelles sauf dans la mesure ou le contenu est changé à travers de meilleures offres définitives ou des négociations.

Discussions pour clarification :

Les Soumissionnaires peuvent être appelés à présenter, par écrit ou oralement, des clarifications concernant leurs propositions à l’employé(e) en charge de l’AP afin d’assurer une bonne compréhension mutuelle et la réponse de la part du soumissionnaire aux exigences de l’appel à propositions. L’employé(e) en charge de l’AP initiera les demandes de clarification.

Responsabilités du contractant principal : 

Le contrat exigera du Soumissionnaire sélectionné d’assumer la responsabilité de tous les services prévus dans sa proposition, que ces services soient rendus directement par lui ou par sous-traitance. L’employée en charge de l’AP considérera le Soumissionnaire sélectionné comme étant l’unique point de contact en ce qui concerne toutes les questions contractuelles.

Teneur de l’offre :

Les Soumissionnaires ne doivent pas identifier les offres soumises comme confidentielles ou exclusives. L’employé(e) en charge de l’AP est tenu(e) de préserver la confidentialité des propositions et n’est pas en droit de les révéler ni de discuter une quelconque proposition avec les concurrents sauf si la divulgation est requise :

• En vertu des lois ou réglementations d’un état ou des Etats-Unis d’Amérique ; ou
• En vertu d’une décision ou ordonnance d’un tribunal compétent.

La propriété de toute la documentation remise avec l’offre revient à ABA et ne pourra être restituée au soumissionnaire qu’au gré de l’employé(e) en charge de l’AP. L’employé(e) en question peut, à sa seule discrétion, inclure toute personne autre que les soumissionnaires concurrents au comité d’évaluation des offres. L’employé(e) en charge de l’AP est en droit d’utiliser en totalité ou en partie les idées présentées dans l’offre indépendamment du fait que l’offre en question soit retenue ou pas dans le cadre du contrat.

Meilleures offres définitives :

L’employé(e) en charge de l’AP se réserve le droit de discuter avec les Soumissionnaires pour obtenir les “meilleures offres définitives.” Afin d’obtenir auprès des soumissionnaires les meilleures offres définitives, le service en charge de l’AP peut effectuer une ou plusieurs des actions suivantes : entamer des négociations de pré-sélection ; prévoir des présentations orales et demander des offres révisées.

Durée du contrat :

La durée du contrat débutera à la date d’entrée en vigueur et se terminera le 31 décembre 2019. La date d’entrée en vigueur sera le 1er juillet 2019 ou la date de la contre-signature, la date la plus tardive étant retenue. Le Soumissionnaire sélectionné ne devra entamer l’exécution d’aucun travail avant la date d’entrée en vigueur du contrat et ABA ne sera pas tenu de payer au Soumissionnaire sélectionné tout service ou travail effectué, ainsi que les dépenses engagées avant la date d’entrée en vigueur du contrat. Le contrat n’est considéré comme approuvé que lorsque les conditions ont été examinées et approuvées par le Bureau de l’avocat-conseil. Un sceau d’approbation du «Bureau de l’avocat-conseil de l’Association du Barreau Américain» figurera sur le contrat avec la signature de l’avocat qui en approuve les termes.

Utilisation des versions électroniques du présent AP :

Le présent AP est mis à disposition par voie électronique. Si un soumissionnaire accepte l’AP électroniquement, il reconnait et accepte l’entière responsabilité d’assurer qu’aucun changement ne sera apporté à l’AP.

Conditions de l’offre : 

• Énoncé des services. Indiquez brièvement votre compréhension des services requis dans l’AP. Incluez un résumé exécutif de haut niveau sur la manière dont votre entreprise compte satisfaire aux exigences de services et sur sa capacité à le faire à l’échelle nationale.
• Approche proposée. Décrivez en détails la démarche adoptée pour accomplir les travaux spécifiés à la section 3.0 du présent document, y compris un calendrier de mise en œuvre, les risques et les mesures d’atténuation, l’élaboration de rapports et les outils de suivi. Ajouter une structure de la direction et les qualifications de deux collaborateurs clés.
• Soumission de prix. Les Soumissionnaires sont tenus de ne pas inclure d’hypothèses dans leur offre de prix. Si le Soumissionnaire inclut des hypothèses dans son offre de prix, l’employé(e) en charge de l’AP peut rejeter l’offre. Tous les prix doivent être inclus de manière à permettre à ABA de déterminer clairement le total des dépenses qui lui incombent.

Exigences techniques et énoncé des travaux

Objectif :

Développer un système de gestion de l’information (IMS) pour collecter, gérer et traiter les données sur la violence contre les femmes en Tunisie. Ce système doit être une plate-forme ou une solution en cloud sécurisée, neutre et fiable, qui englobera une interface de saisie de données basée sur des questionnaires et des formulaires d’admission des victimes, une vaste bibliothèque de ressources pour les prestataires de services, des informations et des contacts sur les prestataires de services pouvant assister les victimes via une plate-forme collaborative facilitant la coordination entre partenaires grâce à un tableau de bord clair, qui surveille les progrès et les rapports entre les données.

Contexte :

La loi organique n°58 sur l’élimination de la violence à l’égard des femmes prévoit, en vertu de l’article 40, la création d’un Observatoire national pour la prévention de la violence à l’égard des femmes, placé sous la supervision du Ministère en charge de la femme (MFFE). L’une des missions de l’observatoire consiste à identifier les cas de violences à l’égard des femmes sur la base des renseignements et des informations reçues, et à documenter diverses formes de violence dans une base de données spécifique. En outre, l’article 41 charge le MFFE de recevoir des rapports et des déclarations sur la violence à l’égard des femmes de tous les ministères et organismes publics concernés et de les renvoyer à l’Observatoire national pour la prévention de la violence à l’égard des femmes. Ainsi, en vertu de la loi, le MFFE a pour mandat et obligation, par l’intermédiaire de l’Observatoire national, de collecter, d’identifier et de documenter les cas de violence à l’égard des femmes dans une base de données en cloud sécurisée et fiable.

Activité et approche :

• Le contractant développera, concevra et installera un logiciel complet de gestion des données afin de collecter, gérer et traiter les informations relatives à la violence à l’égard des femmes en Tunisie.
• En coopération avec ABA ROLI et ses partenaires, y compris le MFFE et les organisations de la société civile, le Contractant guidera la conception et le fonctionnement du système de gestion de l’information afin de collecter des données sur : les cas de violence, le type de violence à laquelle les appelants ont été confrontés, les données démographiques des appelants, les données relatives aux besoins des victimes et les services que les agents de l’assistance téléphonique ont fournis ou vers lesquels ils ont référé les victimes. Les spécifications techniques peuvent être modifiées ou élargies selon les discussions avec ABA ROLI et ses partenaires.
• La plate-forme peut inclure : une interface pour la saisie de données sur la base des questionnaires et des formulaires d’admission des victimes; un tableau de bord avec une bibliothèque de ressources et de la documentation permettant aux prestataires de services de mieux répondre aux besoins et aux demandes des victimes; des renseignements sur les fournisseurs de services locaux et nationaux pouvant venir en aide aux victimes ainsi que leurs coordonnées; et des formulaires de saisie pour faciliter la collecte de données sur les services reçus par les victimes et sur le statut des victimes après leur départ des centres d’accueil.
• La plate-forme doit inclure une interface utilisateur conviviale qui réponde aux besoins des utilisateurs – qui sera déterminée lors d’une réunion de lancement du programme.
• La plateforme doit inclure la possibilité pour plusieurs organisations d’insérer des données et d’accéder à leurs propres informations, ainsi que de sélectionner des informations saisies par d’autres organisations.
• La plateforme doit inclure la possibilité de saisir les données hors ligne, les données étant ensuite téléchargées vers le cloud et synchronisées avec d’autres systèmes utilisant IMS.
• La plateforme doit inclure la possibilité de saisir de nouvelles données sans écraser toutes les données saisies précédemment (permettant des aperçus rétroactifs / historiques).
• La plateforme doit être capable de saisir des données par le biais de systèmes d’exploitation et de périphériques (c’est-à-dire adapté aux ordinateurs et aux mobiles) : veillez à décrire le matériel et les logiciels nécessaires pour accéder au système de données.
• La possibilité d’interroger de manière ad hoc tous les points de données stockés dans le système pour toutes les données entrées depuis la création du système.
• La possibilité d’exporter les résultats des rapports et des rapports de données spécifiés au format .csv / Excel /.pdf.
• La possibilité d’afficher les données d’une organisation / association spécifique et de générer des rapports pour chaque association, selon les besoins. Veuillez noter le degré de contrôle que le logiciel autorisera sur la conception, la mise en forme et le formatage des formulaires / rapports.
• La possibilité de mettre à jour les rapports instantanément après la saisie des données.
• La possibilité de personnaliser les rapports du système et des associations et de permettre aux associations de saisir des données afin de développer des rapports personnalisés pour inclure des éléments de données personnalisés / spécifiques.
• La possibilité de contrôler et d’ajuster les droits d’accès aux programmes, du personnel et des individus pour la saisie et la visualisation de données et de rapports. La proposition devra indiquer la possibilité de réinitialiser les mots de passe et les noms d’utilisateur pour les fournisseurs de programmes et la manière dont les droits d’accès sont contrôlés.
• La possibilité d’importer en bloc et d’intégrer des données à partir de / avec d’autres systèmes de données ;
• Les données et les rapports générés via la plate-forme doivent être compatibles avec les plates-formes existantes (telles que le système en ligne actuel utilisé par le personnel de l’assistance téléphonique (ou du numéro vert) sur les violences faites aux femmes.
• Des audits réguliers de la qualité des données pour assurer un enregistrement et des connexions appropriés.
• Le système est personnalisable et peut être mis à jour au fil du temps.
• Des capacités de protection des données renforcées.
• La mise à disposition d’un support technique continu.
• Description des options d’hébergement de données disponibles pour la solution proposée, indiquant notamment si le logiciel principal doit être hébergé sur les serveurs du fournisseur, co-hébergé avec les fournisseurs, hébergés sur les propres serveurs du fournisseur ou auprès d’un tiers. Décrivez les plans de redondance des sources d’alimentation, de sauvegarde du système et de reprise après sinistre pour chaque option.
• La capacité à fournir une formation initiale, continue et personnalisée.
• La possibilité pour les administrateurs de publier des documents dans la bibliothèque de ressources et pour les utilisateurs de télécharger des documents dans la bibliothèque de ressources.
• Les utilisateurs doivent pouvoir soumettre des documents à publier dans la bibliothèque de ressources après approbation des administrateurs.

L’approche proposée par le fournisseur pour accomplir les activités susmentionnées doit être clairement détaillée dans la réponse au présent AP.

Déclaration de capacité organisationnelle :

Le contractant doit décrire sa capacité organisationnelle à effectuer les travaux objet du présent AP. Cela devrait inclure une description détaillée de la capacité de gestion des budgets, les audits et des déclarations fiscales précédents, l’expérience acquise dans la réalisation de projets similaires avec des organisations internationales et des systèmes de base de données relatifs aux droits de l’homme.

Budget :

Le contractant doit présenter un budget qui détaille les postes budgétaires de toutes les activités prévues au titre du présent programme. Le budget doit inclure les principaux postes de coût suivants : (1) les frais de gestion ; (2) les frais de conception, (3) les devis pour les coûts de production ; et (4) les autres coûts, le cas échéant. Un modèle de budget est fourni ci-dessous, et les soumissionnaires sont priés de détailler les coûts dans les ajustements minimums ci-joints, ce qui correspond au niveau minimum d’ajustements requis. Le montant maximum payable en vertu de ce contrat sera de 90 000 (quatre-vingt-dix mille TND). Veuillez également fournir vos coordonnées bancaires et des détails sur la réception du paiement.

Les documents d’enregistrement officiels : 

y compris la licence de la société et le certificat d’enregistrement officiel, ainsi que les attestations d’audit et les dernières quittances fiscales de l’entreprise.

Échantillon de travaux précédents :

Les Soumissionnaires sont tenus de fournir à ABA ROLI des échantillons de travaux antérieurs pertinents développés par le fournisseur y compris la conception logiciel, les bases de données et les systèmes de gestion de l’information.

Références :

le contractant est tenu de présenter trois (3) lettres de référence attestant de l’exécution réussie de travaux connexes antérieurs.