Le rétroplanning: définition et processus

Afin de réussir un projet ou un événement, il est nécessaire de savoir gérer son temps. D’où la nécessité de maîtriser des outils organisationnels tels que le rétro-planning .

Qu’est ce que le rétroplanning ?

Le rétro-planning est un calendrier qui est utilisé comme outil de montage d’un événement ou d’un projet.

Toutes les tâches préparatoires et nécessaires à la réalisation d’une action y sont listées, avec pour chacune, leur(s) responsable(s) et leur échéance.

Le principe de cet outil est de fixer les dates auxquelles le “travail” doit être réalisé et répartir les taches de chacun. Il aide également à construire une démarche de réalisation et permet de visualiser dans le temps les étapes de votre projet.

En outre, un budget y est également souvent associé.

Les 4 étapes du rétroplanning 

1- Définir les tâches nécessaires à la réalisation du projet.

2-Placer les taches par ordre chronologique de réalisation: dans cette étape, il faut avoir une certaine logique dans le sens où certaines tâches doivent systématiquement être faites avant les autres.

3- Fixer les dates des différentes étapes de votre projet.

4-Établir un diagramme de Gantt.

Le diagramme de Gantt permet de représenter graphiquement l’avancement du projet.

Cet outil est utilisé par la  quasi-totalité des chefs de projet dans tous les secteurs car il est relativement facile à comprendre et il représente un bon moyen de communication entre les différents acteurs d’un projet.

Une fois que vous avez défini vos tâches, les dates, et le déroulement, on peut passer à l’élaboration du diagramme.

Nous avons choisi d’utiliser tom’splanner (très bon logiciel gratuit de planification) pour vous expliquer le diagramme de Gantt.

1: Dans la première colonne il s’agit de lister les taches que vous devez accomplir; Vous pouvez les regrouper en rubrique comme communication ,équipement,sponsors etc.
2: Dans la colonne “Délégué” vous allez affecter la tâche à la ou les personne(s) qui vont s’en charger.
3: Dans la colonne “Statut” vous devez décrire l’état d’avancement de chaque tâche: en cours, fait, en retard etc.
4: Cette partie vous permettra de visualiser la tâche, son délégué, son état d’avancement ainsi que la période sur laquelle elle s’étend.
5: C’est ici l’agenda du diagramme, là où il faut préciser la durée de la tache (du 24/11 au 12/12 dans notre exemple).
Très synthétiquement, le diagramme de Gantt ressemble à ça

Quelques conseils pour élaborer le rétro-planning:

• Allez du global au précis:

Il faut partir de l’objectif le plus général et le découper progressivement en sous-objectifs, pour construire un organigramme de tâches.
Si par exemple votre objectif est de sponsoriser une conférence, vous allez avoir cet acheminement :
Sponsoriser une conférence > Prospecter le marché> Déterminer les entreprises cibles > Chercher leurs coordonnées > Les contacter pour présenter l’offre. Vous pouvez même découper le contact en :
Les contacter pour présenter l’offre> Obtenir un 1er contact téléphonique> Envoyer le prospectus> relancer par e-mail.

• Etre conscient des contraintes

Il faut que vous soyez attentifs aux ressources (humaines, financières etc.) dont vous disposez
Il se peut que vous dépendiez d’événements extérieurs.
Par exemple, pour pouvoir réaliser la tâche “envoyer les catalogues”, il faut avoir été livré par l’imprimeur. La personne en charge de cette tâche doit donc se préoccuper de l’état d’avancement de la commande ainsi que des éventuels retards.